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étude de cas UX Bic

Conception fonctionnelle d'un logiciel.

Architecture de l'information et design d'expérience utilisateur d'un logiciel permettant d'exploiter une base de donnée documentaire.

architecture bic
note : ce projet a été piloté par DIGITAS (groupe Publicis), cadre dans lequel J.Muckensturm a assuré la conduite des missions en architecture de l'information.
écrit en 2010
et révisé en 2016 par
Julien Muckensturm
Architecte de l'information
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La problématique digitale

Spécificités de la mission Bic

Cette étude de cas démontre l’intérêt d’impliquer l’usager en amont du travail de conception et l’efficacité de la technique du scénario animé en phase de conception-production.

Les travaux ont été réalisés en 2006.
Visualisez le projet UX Bic...


scenario animé

A propos de Bic

Le groupe international Bic commercialise principalement des stylos, des rasoirs, des briquets ainsi que de nombreux produits relatifs à l’univers de la bureautique et de la papeterie ; l’univers communicationnel de la marque est marqué depuis ses débuts par une approche décontractée que l’on peut notamment découvrir au travers des spots publicitaires et actions de communication décalées (pen spinning…).

C’est dans ce contexte que nous sommes intervenus dans le cadre d’une missions de conseil visant la conception fonctionnelle et ergonomique d’une application, centralisant un fond documentaire, que nous avons proposé de nommer Bic-brain pour les raisons suivantes :

  • C’est au cœur de cette application que se trouve centralisé « le savoir » marketing et corporate de Bic
  • L’actualité marketing névralgique de Bic au travers de ses présentations
  • Un nom facilement mémorisable et fédérateur
  • Un clin d’œil rendant l’application moins technologique et plus humaine

Le projet Bic Brain

Bic-brain constitue une application de présentation commerciale et s'apparente à un fond documentaire d'aide à la vente ; cet applicatif permet de stocker et de diffuser à l'ensemble des personnels impliqués dans le processus de vente les documents susceptibles de constituer des support commerciaux d’aide à la vente (présentations, plans de vente, catalogue produit, etc.).

Cette application devait s’apparenter comme la vitrine de Bic vis-à-vis de ses clients et la création de l'application Bic-brain visait à constituer un levier d'aide à la vente en répondant aux enjeux suivants :

  • adoption d'un univers novateur en accord avec la charte graphique de Bic
  • ergonomie et personnalisation locale de l'application
  • production assistée de nouvelles présentations à partir du fond existant
  • centralisation de la sécurité et gestion de classes utilisateurs
  • possibilité d'ouverture de l'application en externe
  • standardisation et automatisation des workflows de mise à jour

Le déploiement de l’application à l’international a exigé la prise en compte des spécificités locales dans le travail de conception (benelux, allemagne, autriche, italie, espagne, portugal, scandinavie, royaume-uni, irlande, grèce, suisse, roumanie, pologne, ukraine, russie, afrique du sud, turquie).

Le recueil des besoins utilisateurs avec les forces de vente a permis de faire émerger les grandes thématiques fonctionnelles à embarquer au sein de l’application :

  • recherche (via moteur de recherche)
  • consultation des documents stockés
  • impression des documents à partir de l'application
  • diffusion des documents (enregistrement en local, envoi par email)
  • personnalisation de l'arborescence
  • ouverture des documents par défaut en version visionneuse
  • ouverture et visionnage des documents encapsulés dans l'application
  • gestion des formulaires et possibilité d’envoi automatique par mail
  • création de nouvelles présentations à partir du fond documentaire existant

Problématique digitale du groupe Bic

La problématique à traiter s’articulait autour de la création d’une interface simple d’utilisation, visant à devenir un outil incontournable pour les forces de vente, et permettant de réaliser des opérations complexes : sélectionner des documents spécifiques filtrés par attributs dans un fond documentaire, puis, au sein de chacun des documents, piocher des informations précises pour reconstruire des présentations originales, et au besoin pouvoir les partager avec d’autres collaborateurs (par e-mail ou directement par upload dans la base de données).

Le degré de familiarisation des utilisateurs à l’outil informatique a été qualifié de médium suite à la phase d’expression des besoins utilisateurs ce qui a d’autant complexifié le travail de conception.

La nouvelle application se devait donc de répondre à des enjeux ergonomiques forts, apparaître convivial et permettre la création de présentation originale, de façon fluide, en quelques minutes…

Notre approche

Conception centrée utilisateur

Nous avons souhaité privilégier une démarche centrée sur l’utilisateur, dans la continuité du recueil des besoins, en retenant quelques principes fondateurs :

  • une interface fonctionnelle sobre, privilégiant de manière immédiate et efficace l’accès au fond documentaire
  • un parcours guidé d’aide au choix
  • une assistance à l’utilisateur via des filtres de recherche progressifs et des options de tri permettant l’accès à un résultat « unique »…
  • une proposition d’un espace dédié à la composition de nouveaux documents de type présentation powerpoint (sur base de fond documentaire) en 5 étapes simples et intuitives
  • une option de personnalisation et une mise en place d’un système de « favoris » permettant à l’utilisateur de s’approprier l’application

Compte-tenu de la technicité des actions à entreprendre pour la création d’une présentation originale, nous avons considéré que l’interface à créer devrait reprendre les codes d’un applicatif de type outil : un minimum d’actions dévolues pour chaque tâche.

La mise en place de processus progressifs, permettant le découpage des tâches en action simplifiées, s’est révélée être une piste immédiate de conception au sortir des entretiens métiers et utilisateurs.

Solutions de conception

Parcours rationnel

Notre démarche en matière de conception a consisté à construire l’interface en réponse aux grands besoins identifiés pendant la phase de recueil des besoins utilisateurs :

  • sélectionner un à plusieurs documents dans le fond documentaire
  • composer un document original à partir d’autres documents
  • envoyer ce document

Sélectionner un document dans le fond documentaire implique que ce dernier soit bien structuré et corresponde à la logique de classification de l’utilisateur

La première étape de notre démarche d’architecture de l’information a donc consisté à réaliser l’inventaire complet des documents à disposition : nous avons exploré les contenus de chacun des documents, répertorier les registres d’informations et les typologies de contenus, pour les catégoriser au sein d’un fichier excel ; cette étape a notamment permis de dégager les attributs communs à chaque classe documentaire, indispensable à la mise en place d’un système de filtre par facettes.

Au sortir de la phase d’inventaire des contenus, nous avons pu dégager les thématiques centrales sur la base desquelles l’architecture du catalogue a été créée : ces catégories ont été proposées à un panel d’utilisateurs au cours d’un atelier de travail portant notamment sur les aspects de labellisation et de sémantique.

Explorer le catalogue par le biais d’un parcours utilisateur rationnel répondait à une logique arborescente mais ne permettait pas d’accéder rapidement à un document précis : nous avons donc complété le parcours navigationnel par un outil de recherche proposant un système d’aide à la saisie afin de cadrer avec les problématiques d’assistance et de guidage souhaitées en amont du projet.

Les bases fonctionnelles du processus d’exploration du fond documentaire étant fixées, nous avons travaillé sur la possibilité de sélectionner plusieurs documents dans une optique de composition personnelle : pour ce faire, nous avons envisagé des listes de résultats offrant aux utilisateurs la possibilité de consulter un document au sein d’une visionneuse en vue de sa sélection (l’utilisateur choisit un document dans la liste et peut s’il le souhaite le visionner de façon détaillée) ; cette fonctionnalité originale a été favorablement accueilli par les utilisateurs en leur évitant les ennuis du ping-pong entre différentes applications.

L’application Bic-brain permettant de composer des présentations à partir d’autres documents, nous avons intégré une fonctionnalité de type panier permettant de regrouper par thème toutes les sélections réalisées par l’utilisateur en vue d’une composition spécifique.

La composition de document en elle-même étant une opération complexe impliquant de nombreuses possibilités de manipulation, nous avons formalisé cette fonction sous forme de processus par étape : une première étape pour sélectionner les documents, une seconde pour choisir des contenus dans un document, une troisième étape pour éditer les informations…

Nous avons pris le soin de formaliser une aide contextuelle spécifique à chaque étape afin d’accompagner l’utilisateur dans ses manipulations et de minimiser le temps d’appropriation nécessaire à une utilisation fluide du logiciel.

Au cours de nos entretiens avec les utilisateurs, nous avions relevé les craintes représentées par le caractère fastidieux du travail d’édition : pour limiter le temps impliqué par les problématiques d’édition et de mise en page, nous avons mis en place plusieurs modèles de présentation permettant à l’utilisateur de bénéficier de modalités de mise en page pré-éditées.

étude de cas bic-brain structuration fond documentaire
structuration générale du fond documentaire

matérialisation de l’interface bic
matérialisation de l’interface permettant d’explorer le catalogue

matérialisation de la fonction panier bic
matérialisation de la fonction panier

composition de document personnalisé bic
composition de document personnalisé

édition de document avec le logiciel bic-brain
édition de document avec le logiciel bic-brain

Résultats

Des documents accessibles très simplement

Afin de donner corps aux éléments recueillis durant les phases d’expressions des besoins, et de confronter rapidement les utilisateurs sondés à des solutions de conception pragmatiques, nous avons privilégié la mise en place d’une solution visant à scénariser l’application : le scénario animé du logiciel a permis de présenter simplement et visuellement le fonctionnement de l’application à un panel de collaborateurs de la force de vente : ce travail a permis d’impliquer les utilisateurs dans le processus de conception.

Pour ce projet, les ajustements ergonomiques et fonctionnels furent, chose rare, réaliser en cours de séance, et les validations actées en clôture des ateliers de travail !

Sur la base du scénario détaillé, nous avons procédé à la rédaction des spécifications fonctionnelles parallèlement au design graphique, et les équipes de développement ont pu prendre en charge la réalisation de l’application en toute fluidité : la mise en place d’un scénario fonctionnel détaillé et animé, présentant toutes les interactions offertes par l’application, a véritablement favorisé le travail collaboratif en accélérant la production, en limitant les pertes d’informations et les incompréhensions en cours de projet.

créa du logiciel bic-brain
créa du logiciel bic-brain

Bilan de la mission

La réalisation de l’application Bic-brain a été effectuée dans des délais très compactés, notamment en raison de l’efficacité des phases de recueil des besoins et de scénarisation : en impliquant l’utilisateur dans la conception, nous avons rapidement pu formaliser des solutions pragmatiques et fédérer les équipes projet autour d’éléments concrets.

L’application a été favorablement accueillie par les forces de vente Bic et le fond documentaire a été enrichi de centaines de présentations en quelques mois.

Afin de garantir les performances de l’application, largement déterminées par l’accès au catalogue documentaire, nous avons recommandé au commanditaire la création d’un poste visant à garantir et à maintenir l’organisation du catalogue selon les préconisations formulées en amont du projet et dans la continuité des solutions de conception mises en places.

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