Cadrer un projet web

Le Cadrage fonctionnel pour définir le périmètre

Cadrer le projet web amorce le démarrage de tout projet numérique !

Vous êtes dans la phase d'avant projet ?
En amont de la conception de votre dispositif interactif ?
Vous avez besoin de cadrer le périmètre fonctionnel de votre projet digital ?
Vous avez besoin d'un exemple de plan pour votre note de cadrage ?
Dans cet article, nous allons parler des méthodes pour cadrer un projet digital. Vous trouverez un exemple de plan de note de cadrage fonctionnel tout en bas de la page dans la section méthode. Le cadrage relève de la gestion de projet, du design stratégique et de l'ebusiness. Il est par ailleurs toujours utile d'impliquer des experts techniques dans le cadrage fonctionnel. Un architecte de l'information pour les fonctionnalité et le contenu, un expert du référencement... un spécialiste éditorial ou encore un excellent technicien.

Le cadrage est une partie stratégique du projet. Il a vocation a fixer un cadre dans lequel inscrire le projet. On définit le spectre du projet. On parle aussi de définition du scope en gestion de projet. On oriente le projet dans une direction. On clarifie les enjeux, on définit les contraintes, on reprend les objectifs, on délimite le périmètre, c'est à dire la taille du dispositif et les réponses éditoriales et fonctionnelles auquel il devra répondre. Le cadrage fonctionnel est effectué dans l'avant projet et toujours en amont de la conception.

La définition du périmètre fonctionnel permet de clarifier les enjeux fonctionnels du projet, de lister les fonctionnalités, et de délimiter le champ fonctionnel du dispositif à mettre en place. Bref, de cadrer votre projet digital.
Ce cadrage établit une vision précise des frontières du projet et limite les risques de fuite budgétaire et d’incompréhension entre les prestataires dans le cadre de la réalisation du projet. C'est aussi un allié pour les concepteurs au moment de la recherche des solutions de conception qui s'inscrivent dans un cadre.

Cadrer l'envergure éditoriale et l'envergure fonctionnelle

Les projets digitaux impliquent des champs fonctionnels à géométrie variable. Il n'y a pas deux projets qui soient identiques. Les dispositifs digitaux sont toujours différents sur le fond, sur la forme, dans le code. Les envergures éditoriales et fonctionnelles sont originales sur chaque site. C'est justement le rôle de la phase d'avant-projet, plus particulièrement au travers du cadrage, de définir le périmètre du dispositif digital.
On parle ainsi de cadrage car il s'agit de clarifier l'envergure du site sur les plans fonctionnels et éditoriaux.

A quel moment devez-vous cadrer votre projet digital ?

Idéalement au lancement du projet, dans les premières étapes. Un projet digital implique toujours des travaux de façonnage : conception, design graphique, écriture des contenus, développement front-end, développement back-end. Le cadrage est à la source de ces travaux. Il intervient avant la production. En avant-projet, donc.

On vous recommande d'opter pour un cadrage fonctionnel dans chaque nouveau projet, systématiquement. Plus particulièrement, soyez vigilant dans les cas suivants :

• Champ fonctionnel non identifié, non délimité.
• Plusieurs problématiques impliquées pour la production du projet.
• Plusieurs prestataires impliqués dans le projet.
• Plusieurs profils métiers impliqués dans le projet.
• Production externalisée et partagée entre plusieurs prestataires,
• Projet dont les enjeux fonctionnels pèsent directement sur la rentabilité.
• Difficulté à clarifier le périmètre du projet.
• Difficulté à estimer les charges budgétaires du projet.
• Difficulté à formaliser les enjeux projet.

IAFACTORY a modélisé des dizaines de documents pour vous aider à faire le point sur votre dispositif digital, dans la phase de cadrage projet.

Cadrer et orienter le projet digital dans la bonne direction

Cadrer votre projet digital revient à établir une feuille de route.
La phase de cadrage débouche souvent sur la rédaction d'une note de cadrage. Le contenu de la note de cadrage est variable d'un projet à l'autre.

Le cadrage fonctionnel doit à minima fixer le périmètre fonctionnel du projet : lister l'envergure fonctionnelle, les grandes fonctionnalités du site, ce que les utilisateurs pourront faire - et ne pas faire.
Mais le périmètre d'un projet va au-delà de la dimension fonctionnelle, il s'agit également de définir l'envergure éditoriale : le volume du site, la densité éditoriale, la profondeur des articles, le nombre d'articles. On définit ici ce que l'utilisateur pourra lire et découvrir sur le site.

Orienter le cadrage fonctionnel sur les besoins des utilisateurs est une bonne démarche et s'inscrit bien dans les méthodes de design UX - design de l'expérience utilisateur. Ainsi, un cadrage fonctionnel peut prendre la forme suivnte :

• L'utilisateur pourra réaliser telle action.
• L'usager aura accès à tel type de contenu.

Cette façon de faire est pragmatique. Et représente le minimum syndical du travail de cadrage. Tous les participants au projet sont capables de l'appréhender. Néanmoins, ce n'est pas suffisant. Cette description des faire pragmatique (ce que l'utilisateur peut lire et faire) ne décrit pas les objectifs business de l'émetteur. Ni les moyens pour atteindre les objectifs...

Ainsi, la note de cadrage doit également clarifier les objectifs du projet et évoquer les moyens de les atteindre : les moyens à disposition sur les plans humains, techniques, budgétaires. Et bien entendu le temps à disposition pour réaliser le projet. La note de cadrage est un document clé qui concentre l'essentiel du projet : elle dit ce qui doit être fait, et donne le cadre du comment ce la doit être fait...
Sur le plan de la conduite de projet, la note de cadrage doit faire figurer la triade clé de tout projet digital : les objectifs de qualité à atteindre, les délais pour mettre en place le projet, et l'enveloppe budgétaire à respecter, c'est à dire les coûts à ne de pas dépasser...

Cadrer un projet digital de grande envergure ?

Les objectifs prioritaires de la phase de cadrage sont aussi de valider l’organisation et la méthodologie projet, de recueillir le besoin et de clarifier le périmètre.
En règle générale, la phase de cadrage permet d’aborder précisément les chantiers suivants :

• Rediscuter la proposition initiale (dans le cadre d’un appel d’offres).
• Mettre en place l’organisation projet et valider la méthodologie de travail.
• Approfondir l’expression des besoins métier.
• Approfondir l’expression des attentes et usages des utilisateurs finaux.
• Réaliser les études complémentaires (audit, benchmark, etc.).
• Clarifier et / ou ajuster le périmètre global, fonctionnel, éditorial, technique.
• Définir précisément le périmètre d’intervention de chaque acteur.
• Recueillir les sources en vue de la conception (contenu, médias, etc.).
• Valider et / ou ajuster l’échéancier des actions.
• Valider et / ou ajuster la partie budgétaire.
• Valider et / ou affiner la partie stratégique amont.

Dans cette liste, on voit apparaître la notion d'études : il peut effectivement être nécessaire de procéder à des analyses en phase de cadrage dans l'avant projet. Cela ne concerne néanmoins que les projets les plus ambitieux. Les études peuvent autant être réalisées pour un dispositif digital existant que pour une création. On peut faire le point sur les forces et les faiblesses du dispositif existant (audit). Approfondir les usages (étude des usages, test utilisateur) pour se foaliser sur ce qui génère de la satisfaction, ce qui est performant… VS ce qui dysfonctionne, ce qui génère de l’insatisfaction...

Enfin, la phase de cadrage fonctionnelle doit consacrer un moment à la clarification de la stratégie (objectifs chiffrés à atteindre, valeur des indicateurs de performance visés). La note de cadrage ne se substitue pas à la stratégie digitale. C'est simplement un condensé.
Attachez de l’importance à la prise en compte des facteurs d’amélioration et de correction auxquels vous avez déjà réfléchi pour animer et orienter la phase de cadrage. Pensez au facteur de l'expérience utilisateur dans le cadrage de votre projet.

Apporter des réponses aux chantiers cadres

La phase de cadrage est cruciale pour la réussite du projet. Le cadrage fonctionnel implique les chantiers cadres qui permettront de piloter la mise en œuvre.
Sur le plan opérationnel, votre cadrage de projet apporte des réponses aux volets suivants :

• Compréhension de l’environnement.
• Définition et validation des modalités organisationnelles.
• Définition et validation des interactions entre les acteurs engagés.
• Expression des besoins côté métier et côté utilisateur.
• Affinage des aspects budgétaires.
• Affinage des aspects calendaires de planification et d’échéancement.
• Clôture du périmètre fonctionnel et éditorial.

Impliquer et fédérer les équipes dans le cadrage

La meilleure façon de cadrer le projet digital est de mettre les principaux participants autour de la table. Les acteurs du projet doivent partager une vision commune des objectifs pour unir leurs efforts dans la même direction. Tels sont les enjeux du cadrage fonctionnel et rien ne remplace une équipe qui tire dans la mêle direction.
Un projet de grande envergure n'est jamais porté par une seule personne. Au contraire. Il y a les équipes projets, les chefs de projets, les responsables du marketing, les rédacteurs, les équipes de conception, les designers, les développeurs, les spécialistes de l'optimisation et du référencement. Tout le monde doit aller dans la même direction...

Pour dire les choses autrement, la phase de cadrage a aussi pour mission de fédérer et d'impliquer les acteurs du projet. Les réunions, les entretiens de cadrage sont les outils principaux du temps de cadrage. Or, dans trop de projets, le manque de temps et de ressource pousse les gestionnaires de projet à orienter le projet sur la production. Sans prendre le temps pour orienter le projet dans la phase de cadrage... Et en faisant l'impasse sur les réunions d'avant-projet.

Il est alors préférable de recourir à un accompagnement externe. Particulièrement dans les cas suivants :

• Manque de ressource en interne à disposition.
• Nombre important de prestataires externes et / ou d’acteurs internes engagés dans la conduite du projet.
• Défaut d’expertise métier.
• Tensions, dysfonctionnements organisationnels.

Un cadrage de projet digital peut tout à fait être réalisé en interne. Tout dépend de vos ressources.
L'intérêt d'un prestataire externe est de bénéficier d'un regard exérieur neutre dans le cadrage de votre projet.

Clarfier chaque cycle du projet

Le cadrage fonctionnel du projet doit également clarifier le déroulement de chaque phase du projet, c'est à dire, expliciter la méthode et les aspects opérationnels décisifs pour la réussite du projet :

• Phase d'analyse : combien de temps allez-vous y consacrer, quelles sont les personnes à impliquer dans l'analyse, quelles sont les informations à recueillir...
• Phase de conception : combien de temps va durer la conception, quels sont les périmètres éditoriaux et fonctionnels, quels sont les livrables attendus en conception...
• Phase d'évaluation : quelles sont les techniques à mettre en place pour évaluer les solutions de conception, à quel moment réaliser un test utilisateur...

Quel que soit votre choix, veillez à ne pas omettre l’expérience utilisateur dans vos réflexions de cadrage. Engager l'UX dès l'avant-projet, c'est se baser sur la satisfaction des usagers et les performances du dispositif. C'est un bon moyen pour orienter le projet dans la bonne direction (celle qui apportera de la satisfaction aux utilisateurs finaux) et qui permettra de créer de la valeur.

Formaliser la feuille dans la note de cadrage

La note de cadrage est la synthèse des échanges et des réunions réalisés dans l'avant-projet. Cadrer un projet ne consiste pas à formaliser un document. La note de cadrage n'est qu'une note de synthèse... le gros du travail réside dans les réunions. Néanmoins, dans une bonne conduite de projet, on associe un livrable à chaque jalon important...

Et le cadrage fonctionnel n'échappe pas à la règle. Un cadrage se solde par un livrable garant de la bonne marche du projet au travers de la note de cadrage. C'est la feuille de route : il s’agit d’acter, de pérenniser et de mettre à disposition de tous les acteurs, les principales décisions et orientations définies dans la phase de cadrage fonctionnel.
Une note de cadrage est synthétique : 10 pages sont suffisantes.

Démarche pour réaliser un cadrage fonctionnel de projet

L'esentiel du cadrage fonctionnel c'est de :

• Réunir les participants clés du projet autour de la table.
• Réaliser les réunions permettant de clarifier les enjeux et les objectifs du projet.
• Parvenir à établir les périmètres fonctionnels et éditoriaux du dispositif à produire.
• Par extension, de définir tout type d'éléments permettant de mieux esquisser les contours du projet.
• Clarifier les moyens alloués à chaque phase du projet (analyse, conception, évaluation).
• Accorder les décisionaires sur la qualité visé, les coûts à engager, et les délais nécessaires pour la production.
• Centraliser toutes ces informations au sein d'une note de cadrage.
• Diffuser la note de cadrage à tous les participants au projet.

Exemple de note de cadrage

Voici un exemple de plan type de note de cadrage :

• [1] Contexte et enjeux
• Rappel du contexte
• Diagnostic et fait principal
• Rappel des problématiques majeures
• Rappel des objectifs
• Cibles
• perceptions, comportements / actuels et visés
• bénéfices utilisateurs visés
• [2] Etude du marché : existant VS concurrence
• Synthèse audit de l’existant (étude en annexe)
• Synthèse Benchmark concurrentiel (étude en annexe)
• [3] Recueil des besoins
• Synthèse besoins côté annonceur (étude en annexe)
• Synthèse besoins côté utilisateur (étude en annexe)
• usages, attentes et besoins par cibles
• contexte d’utilisation (où, quel équipement…)
• Sources, contenus, médias à disposition
• [4] Périmètre fonctionnel
• [5] Périmètre technique
• [6] Organisation et méthodologie + liste des livrables
• [Comité de pilotage et comité projet
• [7] Listing des acteurs, rôle, contact
• [8] Planning détaillé
• [9] Budget détaillé
• [10] Risques
• [Annexes]

Travaux complémentaires au cadrage fonctionnel du proje

Si votre projet est transactionnel (site marchand, plateforme de vente en ligne), jetez un oeil aux spécificités du cadrage de projet ecommerce.

Un cadrage de projet s'inscrit dans une démarche de conduite de projet qui tient compte de la gestion des risques.

Dans la continuité du cadrage projet, travaillez le recueil des besoins : recueil des besoins métiers côté commanditaire et recueil des besoins utilisateurs côté usager.

Sur le plan de la conduite de projet pure et dure, un cadrage fonctionnel donne suite au lotissement du projet : le lotissement fonctionnel permet d'organiser la conception des chantiers fonctionnels dans le temps. C'est un planning centré sur la production du dispositif digital dans lequel les phases sont fixées sur les grands chantiers fonctionnels.

Après avoir cadré précisément votre projet, vous pourrez vous lancer dans les techniques de conception à proprement parler : définir la persona de site web du dispositif, écrire le synopsis du projet - synopsis de site web, affiner la liste des fonctionnalités au travers de l'inventaire fonctionnel, amorcer les travaux sur le fonctionnement général du dispositif via l'arborescence fonctionnelle... Et bien sûr modéliser la conception de l'interface en travaillant les storyboards : conception macro avec le zoning et conception micro et haute fidélité via la technique du wireframing.