Réunion de travail, préparer des réunions de projet web

Définitions des réunions de travail

Comment préparer une réunion de travail ?
Quelles sont les réunions à activer pour favoriser le travail en équipe et le travail collaboratif ? Comment organiser une réunion et bien conduire les réunions de vos projets web ? Quelles sont les différents types de réunions dans un projet web ? Et comment participer activement à une réunion ?

Cet article présente les typologies de réunions et les techniques pour les préparer et les organiser simplement. La première partie rappelle les grandes typologies de réunion et la deuxième partie est consacrée aux méthodes de conduite de réunion. Le but est de vous aider à améliorer l'efficacité de vos réunions. La conduite de réunion relève de la gestion de projet opérationnelle. Les conseils et informations présentées sur cette page sont issus de l'expérience et de la pratique empirique. Ce ne sont pas des valeurs absolues mais des indications :).
Nous parlons ici des réunions de travail en équipe et pas des réunions d'information.

Le concept de réunion suppose la présence d'au moins deux individus, présents physiquement ou connectés au travers des médias de communication. Les réunions de travail sont tellement élémentaires et usuelles qu'on en parle finalement assez peu, alors qu'elles restent l'outil numéro un de la conduite de projet numérique. Les réunions professionnelles consistent à rassembler les acteurs du projet pour partager des informations essentielles susceptibles de faire avancer le projet. Les réunions représentent la technique de communication la plus efficace pour faire avancer le projet sur des bases tangibles.

La mise en oeuvre d'un dispositif web implique de nombreuses étapes ainsi que des disciplines spécifiques dans chacune d'entre elles. Le partage de l'information et la fluidité de la communication sont des enjeux essentiels dans les facteurs de réussite des projets numériques. La réunion est l'outil qui permet à tous les acteurs du projet de partager un même niveau d'information à un moment T. Les réunions sont également des moments stratégiques pour les prises de décisions et les orientations du projet.

Les réunions de projet web ont une fonction communicationnelle et fonctionnelle. La fonction communicationnelle considère la transmission et l'échange des informations entre les participants. La dimension fonctionnelle suggère qu'une réunion doit toujours avoir une fonction et un objectif... Or, c'est souvent là que le bât blesse.

Les problèmes de réunionite

La réunion a mauvaise presse. Et c'est normal.
Elle est utilisée à tort et à travers. Particulièrement dans les projets numériques et dans la conduite de projet web. On parle de réunionite...
De quoi s'agit-il ?

La réunionite caractérise une fréquence trop élevée de réunions sans but précis, dans un laps de temps déterminé, trop rapproché pour les participants...
En résumé : trop de réunions tue la réunion.
La réunionite suppose des problèmes d'organisation interne et externe et un coordinateur souvent en difficulté dans le projet... Elle se traduit par des réunions nombreuses qui sont vécues comme des contraintes par les participants : réunions subies.

Dans la conduite de projet digital, chaque profil est impliqué dans des tâches de conception pour faire avancer le projet, et les réunions peuvent être considérées comme des freins dans l'accomplissement des tâches de chacun...
C'est particulièrement vrai pour les profils de concepteurs, de designers, de développeurs.
Pour autant, la réunion reste un outil clé.
Et il existe des moyens simples pour diminuer les crises de réunionite aigue : réduire le nombre de réunions, améliorer la qualité des réunions en fixant des objectifs clairs, privilégier les réunions dématérialisées pour les échanges d'informations peu stratégiques et surtout, diversifier les typologies de réunion.

Les typologies de réunion

Les réunions peuvent être descendantes (cas des briefs), ascendantes (cas des problèmes solving) ou tout simplement équilibrées à travers des échanges d'informations horizontaux (travail en équipe).

Il existe de nombreuses typologies de réunion. Nous allons nous focaliser sur les réunions de travail dans les projets numériques. Un autre article est consacré aux ateliers de travail et aux réunions de création (les fameux workshops).

D'abord, les réunions doivent bien sûr être rapportées à la configuration du projet numérique :

S'agit-il d'un projet 100% interne à l'entreprise ?
Alors les réunions prendront principalement corps au sein de l'entreprise, pour partager les informations entre les différentes unités d'affaire...
S'agit-il d'un projet de commande externalisé ?
Alors les réunions auront pour fonction d'assurer les liens entre le commanditaire et le ou les prestataires de services...
C'est la configuration la plus répandue.
Elle suggère des réunions internes chez le commanditaire, des réunions internes chez le prestataires, et bien sûr des réunions entre les deux parties.
S'agit-il d'un projet mixte ?
Le projet mixte est piloté en partie en interne, avec des recours ponctuels à des services externalisés...

Plus il y aura d'acteurs impliqués, plus il y a de maitre d'oeuvre et de prestataires à piloter, plus il faudra recourir aux réunions...
Beaucoup de réunions ?
Grand dieu non !
Comment limiter la casse :) ?
En limitant le nombre de réunions physiques lorsque c'est possible, d'abord. En déterminant les fonctions des différentes typologies de réunions :

Réunion physique : pour les réunions stratégiques et uniquement si la présence est indispensable.
Réunion dématérialisée en vidéo : pour les réunions opérationnelles et uniquement si les informations ne peuvent pas transiter de façon indirecte (par email).
Réunions téléphoniques et conférences téléphoniques : pour les ajustements et les aspects opérationnels.

La fréquence des réunions dépend de chaque type de projet. En considérant la réunion comme un outil, le chef de projet peut s'appuyer sur différentes structures organisationnelles :

Kick-off meeting ou réunion de lancement : réunion stratégique de lancement qui implique les participants décisionnaires du projet.
Réunion de recueil des besoins : les réunions permettant de clarifier l'expression du besoin du porteur de projet.
Réunion de cadrage projet : les réunions permettant de cadrer le projet web.
Réunion de présentation : les grandes messes pour présenter des travaux engageants qui doivent être validés.
Réunion et ateliers de création (workshop) : pour identifier des solutions, brainstorming...
Réunion de résolution de problème (problem solving) : pour résoudre des problèmes compliqués en apparence :).
Comité projet : réunion de travail opérationnelle entre les chefs de projet.
Comité expert : réunion de travail spécifique avec des experts thématiques (technologie, éditorial, design, référencement).
Comité de pilotage : réunion stratégique et instance de validation et d'avancement du projet.
Comité de direction : instance qui réunit les chefs de service.
Comité exécutif : instance suprême qui considère les investissements et l'activité globale de l'entreprise.

Chaque typologie de réunion va concerner un type de public précis. Le chef de projet et le directeur de projet sont les profils pivots qui interviennent en fil continu. Ils veillent à solliciter les bons acteurs au bon moment... Nous allons évoquer chacune de ces réunions plus en détail, mais avant ça, un bref rappel des étapes du projet web.

Etapes du projet web

Dans la mesure où les réunions sont des outils de la gestion de projet, on gagne à moduler les configurations pour chacune des phases : les réunions auront des formats différents et un nombre de participant déterminé en fonction de l'étape du projet...
Les réunions prendront corps au sein des principales phases des méthodes de conduite de projet web :

Phase d'avant-projet.
Phase de conception.
Phase de production.
Phase d'évaluation et de recette.

Dans les prochaines parties, nous allons détailler chaque type de réunion et leur affectation au sein du phasing projet.

Visioconférence et réunions web dématérialisées

Les technologies numériques favorisent l'organisation de réunion dématérialisée par le biais de Skype ou de Facetime par exemple. On supprime les problématiques de déplacements. Chacun peut rester à son poste de travail et faire l'économie de temps et d'énergie en matière de transport.
Les réunions de travail dématérialisées avec partage vidéo de l'écran sont utiles pour les présentations de conception et pour faire le point visuellement sur les avancements du projet numérique. C'est un médium efficace et apprécié des profils créatifs et des acteurs du projet en général.

La visioconférence suggère l'activation de la webcam. L'expérience et les faits montrent que la visio professionnelle est parfois mal vécue par les participants qui peuvent la percevoir comme un outil de tracking. Petit plus : désactiver la webcam pour mettre tout le monde à l'aise, et se concentrer sur les éléments à partager sur l'écran plutôt que sur le visage et les rictus de chacun :).

La visioconférence
Quand ? En conception. En production.
Pourquoi ? Présenter des travaux. Faire un point d'avancement.
Combien de personnes ? 2 ou 3 groupes de personnes.
Fréquence ? 1 fois par semaine maximum.

Les réunions téléphoniques conference call

Les réunions téléphoniques, aussi appelées conf call, peuvent raisonner négativement dans les oreilles de ceux qui les subissent quotidiennement :). Les conférences téléphoniques constituent un des maux de la fameuse problématique de réunionite.
Néanmoins, utilisé à bon escient, elles sont efficaces pour partager des informations opérationnelles, réaliser des briefs, échanger des informations de toute nature.

La conférence téléphonique est un outil de réunion comme un autre. Elle demeure un outil opérationnel efficace au quotidien, pour l'organisation et le suivi.

La conférence téléphonique
Quand ? Tout au long du projet.
Pourquoi ? Organisation. Suivi opérationnel. Brief. Présentation simple.
Combien de personnes ? 2 groupes de personnes.
Fréquence ? 1 fois tous les 2 jours maximum.

Réunion physique

Les réunions physiques doivent être privilégiées pour tous les échanges internes à l'entreprise afin de favoriser les liens entre les équipes :). Les réunions téléphoniques et les visios conférences sont plus appropriées pour le pilotage des prestataires ou les réunions internes entre des services géographiquement éloignés.

Les réunions physiques sont à privilégier pour les problématiques stratégiques qui impliquent des partages d'information entre différents profils métiers. On aura également recours aux réunions physiques dans les configurations commanditaire - prestataire pour les présentations importantes, les ateliers de travail créatif, et naturellement les comités de pilotage stratégiques.

Les réunions physiques
Quand ? Tout au long du projet.
Pourquoi ? Atelier créatif. Réunion expert. Présentation. Validation.
Combien de personnes ? Moins de 6 personnes.
Fréquence ? 1 à 2 fois par semaines maximum.

Kick-off meeting

Dans un projet digital, le kick-off meeting marque le lancement du projet. La réunion de lancement a un rôle stratégique dans la définition de la méthodologie projet. Y sont évoqués :

L'organigramme.
La méthodologie projet.
Le planning.
Le chiffrage du projet.
Et les feuilles de missions.

Le kick-off a pour objectif de mettre le projet sur les bons rails. Les chefs de projets et les décisionnaires y participent. On cherche à valider les aspects organisationnels du projet. La réunion de lancement est toujours une réunion physique.

Le kick-off meeting
Quand ? Au lancement du projet.
Pourquoi ? Organisation. Méthodologie. Planning. Feuille de route.
Combien de personnes ? Moins de 10 personnes.
Fréquence ? 1 fois au lancement. Il peut y a voir des kick-off thématiques (ex : SEO).

Les réunions de recueil du besoin

Les réunions dédiées au recueil des besoins sont organisées dans la phase d'avant-projet afin d'aider le commanditaire à exprimer son besoin : on parle aussi d'expression des besoins métiers ou de recueil des besoins métiers.

Les réunions de recueil des besoins sont organisées physiquement au sein des différents services du commanditaire. Il est question de rencontrer les responsables des unités d'affaires et les profils d'experts susceptibles d'influencer l'orientation du projet. Le but des réunions de recueil de besoin est de déterminer l'envergure fonctionnelle et éditoriale du projet. Ce travail peut également être réalisé en phase d'accompagnement à maitrise d'ouvrage, avant-même le lancement du projet.

Les réunions de recueil du besoin
Quand ? En phase d'avant-projet.
Pourquoi ? Clarification des besoins. Définition du périmètre du projet.
Combien de personnes ? Des réunions en petit comité - 3 à 4 personnes.
Fréquence ? 3 à 5 réunions pour les projets classiques.

Les réunions de cadrage de projet

Les réunions de cadrage projet sont réalisées en phase de cadrage pour orienter la direction du projet. Il s'agit de déterminer le planning, les ressources et l'affectation des budgets pour chacune des phases du projet.

Les réunions de cadrage sont un prolongement des réunions de recueil du besoin.

Les réunions cadrage de projet
Quand ? En phase de cadrage.
Pourquoi ? Orienter le projet. Planification.
Combien de personnes ? Des réunions en petit comité - 3 à 4 personnes.
Fréquence ? 1 ou 2 réunions pour les projets classiques.

Réunion et atelier de création, workshop

Les réunions sous forme d'ateliers de travail (workshop) sont utilisées pour les processus créatifs. Les workshops peuvent être réalisés en interne, ou entre un commanditaire et ses prestataires voire en faisant intervenir des publics externes (utilisateurs finaux) dans le cadre d'études relatives aux champs disciplinaires des techniques de design d'expérience utilisateur.

On distingue deux grandes familles d'atelier de travail : les workshops 100% créatifs dans la lignée des pratiques du design de service, et les workshops fonctionnels...

Les ateliers de travail créatif entrent dans la famille des brainstorms. Il s'agit de favoriser les idées et d'identifier des solutions de conception. Suppose un travail collaboratif et une émulation.

Les ateliers fonctionnels (workshop fonctionnel) entrent dans la catégorie des briefs. L'information descend d'un groupe d'individus vers un autre : explication des activités, spécificités des métiers. Ils peuvent être considérés comme fonctionnels dans la mesure où la nature des informations a vocation à être traitée dans le cadre de la conception production d'un dispositif digital.

Les ateliers de créations et workshops
Quand ? En phase d'analyse. En phase de conception.
Pourquoi ? Recherche de solution. Idéation.
Combien de personnes ? 3 à 6 personnes maximum.
Fréquence ? 2 à 3 fois en phase d'analyse, idem en phase de conception.

Réunion de résolution des problèmes, problem sovling

Les réunions dédiées à la résolution des problèmes concernent des dimensions stratégiques, techniques, logistiques. Leur but est d'identifier des solutions de résolution des problèmes. Quelques exemples :

Comment améliorer la logistique de livraison des produits X ?
Comment présenter efficacement des moteurs thermiques ?
Quelle stratégie pour la migration du système d'information ?
Comment faire pour [...] ?

La réunion est bâtie sur la résolution d'un problème : il y a un noeud gordien à défaire au cours de la réunion. Suppose la participation des acteurs susceptibles de trouver des solutions. Ce sont des réunions qui peuvent s'inscrire dans le cadre de brainstorming. Dans les faits, les réunions de problem solving peuvent dévier et remettre beaucoup de choses en question. Ce sont des réunions complexes.

Réunion de résolution des problèmes
Quand ? En phase d'analyse. En phase de conception.
Pourquoi ? Clarification du problème. Recherche de solution.
Combien de personnes ? 2 à 5 personnes maximum.
Fréquence ? A activer en fonction des besoins.

Réunion de présentation

Les réunions de présentation ont pour objectif de permettre aux porteurs de projet de visualiser l'avancement des travaux. Les présentations peuvent concerner la stratégie digitale, la stratégie SEO (search engine optimisaiton), la stratégie emarketing, et bien sûr le design...

Dans les projets numériques, les présentations sont principalement utilisées au moment de la vente (appel d'offres) dans le cadre des prestations de service ou en amont d'un choix stratégique à réaliser...
Les présentations sont plus nombreuses en phase de conception et de design : les informations à présenter sont sensibles et nécessitent d'être contextualisées. Cela concerne les travaux de maquettage fonctionnel (wireframes) et les travaux de maquettage graphique (direction artistique).

Les réunions de présentation
Quand ? En avant-vente. Et surtout en phase de conception.
Pourquoi ? Travaux stratégiques.
Combien de personnes ? 6 à 8 personnes maximum.
Fréquence ? 2 à 3 fois en phase de conception + 1 présentation par travail stratégique.

Réunion de travail et comité projet

Les réunions de travail ou comité projet concernent principalement les chefs de projets engagés dans la mise en oeuvre d'un dispositif digital.
Le comité projet est l'instance opérationnelle en charge de la coordination et du suivi du projet.

Le comité projet rassemble les responsables du projet dans une configuration commanditaire prestataire ou les membres responsables de la conduite globale du projet dans tout autre cadre.
Le comité projet se base sur le planning pour faire des points d'avancement et organiser les travaux et le travail en équipe.

Il s'agit d'une structure de petite taille orientée sur la méthodologie.

Les comités projet
Quand ? En continu tout au long du projet.
Pourquoi ? Suivi opérationnel. Planning. Organisation.
Combien de personnes ? 2 à 5 personnes maximum.
Fréquence ? 1 fois par semaine en moyenne.

Réunion de travail et comité d'expert

Lorsque le projet nécessite un arbitrage métier spécifique ou qu'il implique des travaux suffisamment originaux et verticaux, on fait appel aux experts. Le comité expert peut prendre la forme d'une réunion stratégique décisionnelle formelle ou d'une simple consultation avisée plus informelle... Le comité d'experts concerne aussi les ateliers dans lesquels les experts transmettent leur savoir sur un sujet particulier, comme un atelier éditorial où l'expert éduquera les rédacteurs qui cherchent à mieux comprendre un sujet pointu ou technique.

Les comités experts concernent souvent l'appel aux profils métiers transversaux dans une optique consultative : expert SEO, référent technique, responsable de l'expérience utilisateur, designer. C'est une démarche visant à prendre la valeur là où elle se trouve pour donner des impulsions éclairées au projet.

Les comités d'expert
Quand ? En phase d'analyse. En phase de conception. En phase de production.
Pourquoi ? Avis. Orientation. Audit.
Combien de personnes ? 2 à 5 personnes maximum.
Fréquence ? Selon les besoins.

Réunion de travail et comité de pilotage

Le comité de pilotage est l'instance décisionnaire du projet. Le comité de pilotage rassemble les profils de direction en charge du suivi stratégique du projet. Les thèmes abordés concernent l'avancement du projet sur les critères de délais, de respect du budget, et de la qualité.

Le comité de pilotage structure l'avancement du projet et garantit le bon déroulement de la méthodologie projet. Il s'agit d'une sorte de tour de contrôle du projet. Il n'est pas impliqué dans les détails opérationnels du projet, mais il a suffisamment de poids pour remettre en cause tout ou partie des choix opérés en cours de projet.

Comme son nom l'indique, le comité de pilotage pilote le projet. Il s'appuie sur les outils de suivi stratégique : planning, respect et contrôle des livrables engagés, considérations des consommations budgétaires, décisions stratégiques.

Les comités de pilotage
Quand ? En continu.
Pourquoi ? Pilotage stratégique. Coûts. Délais. Qualité.
Combien de personnes ? 3 à 8 personnes maximum.
Fréquence ? 1 fois par mois ou tous les 2 mois.

Les comités de direction et les comités exécutifs

On peut également citer les comités de direction et les comités exécutifs comme outils de réunion. Les comités de direction rassemblent les directeurs de chacune des unités d'affaires de l'entreprise. Quant au comité exécutif, elle implique les plus hautes sphères décisionnelles de l'entreprise.

Les comités de direction et les comités exécutifs ne sont généralement pas engagés dans la coordination et le pilotage des projets numériques. En revanche, ils sont à l'origine des projets (choix stratégiques) et de l'affectation des budgets. Il s'agit donc d'un organe de pouvoir qui a le potentiel de réorienter ou de court-circuiter intégralement le déroulement du projet.

Modèle de conducteur de réunion et de compte-rendu

Pour vous aider dans la conduite opérationnelle de vos projets digitaux, IAFACTORY met à votre disposition des modèles de conducteur de réunion ainsi que des modèles de compte-rendu de réunion à télécharger. Ces modèles peuvent constituer des livrables et sont disponibles en téléchargement immédiat au sein du shop.

Partager les informations et favoriser l'avancement du projet

Les réunions permettent de faire circuler l'information (quand elle existe) et favorisent l'avancement du projet. Elles ont également vocation à créer des conditions favorables au travail créatif et à l'enrichissement des idées...

Les réunions peuvent porter sur la recherche d'une solution, l'établissement d'un consensus, ou tout simplement la transmission d'informations.
Voici les principaux attributs de l'outil réunion :

Rassembler les acteurs du projet.
Organiser le déroulement du projet.
Distribuer le travail.
Faire circuler l'information sur l'avancement du projet.
Transmettre les informations aux équipes.
Fluidifier le travail collaboratif.
Prendre des décisions.
Valider ou invalider les choix.
Approfondir un sujet.
Identifier des solutions.

Une réunion reste un outil de communication ce qui implique un objectif et un but pour orienter le cadre de la réunion dans une direction.

Comment préparer, organiser et animer une réunion ?

Si les réunions sont si décriées, c'est principalement parce qu'elles ne sont pas toujours bien organisées. L'organisation de la réunion conditionne sa réussite : elle implique préparation, objectif, et animation.
Sans rentrer dans les considérations ésotériques, le déroulement d'une réunion s'analyse sous l'angle de la culture. Les pays latins ont un rapport plus conflictuel avec l'organisation que les pays scandinaves et anglophones. Il ne s'agit pas de caricature, mais de faits. En France et en Italie, les réunions ont tendance à être davantage verbeuses et multidirectionnelles... En Angleterre et en Allemagne, les réunions sont plus factuelles, orientées sur un objectif...

Les clés d'une réunion réussie sont les suivantes :

Un nombre de participant limité.
Un modus operandi adapté et un matériel fonctionnel.
Une durée limitée.
Un ordre du jour clair.
Un conducteur de réunion sur les thèmes à aborder.
Un timing affecté à chaque thème.
Un ou plusieurs objectifs à réaliser au cours de la réunion.
Note : les objectifs doivent être réalistes.
Un animateur de la réunion qui coordonne le déroulement.
Une participation active et cadrée des intervenants.

Dans les points suivants, nous allons approfondir chacun de ces thèmes... Certaines remarques vont vous paraître ridicules, mais qui dit réunion dit gag de réunion, ils sont universels et il faut en parler.

Matériel pour conduire votre réunion

Le matériel doit être maitrisé par l'animateur de la réunion.
C'est une base et elle pourra vous faire sourire...
Pourtant la réunion s'accompagne trop souvent du gag matériel : le vidéo projecteur qui ne fonctionne pas, l'ordinateur qui met une éternité à se lancer, les problèmes de compatibilités de fichier... Tout ceci ne va pas concourir au cadre de rigueur et de professionnalisme que l'on souhaite intégrer.
C'est une qualité inhérente à une réunion bien organisée. L'animateur doit être présent sur les lieux avant les participants pour contrôler les dispositifs de diffusion et surtout les maîtriser !
Une bonne partie du scénario de la réunion s'écrit déjà au moment d'utiliser le matériel. S'il y a des problèmes de maitrise, c'est mal parti...
Si la réunion s'appuie sur un dispositif de projection, celui-ci doit être opérationnel. Et puis c'est tout ! Les excuses Mac & PC sont irrecevables...

Autre point : s'assurer d'avoir une prise (au moins) à disposition, pour brancher le matériel... Ayez une multiprise sur vous et une rallonge ! Les dispositifs électriques sont principalement muraux et il se peut que la batterie de votre matériel pointe ses limites physiques :)... Ces considérations valent surtout pour les réunions organisées à l'extérieur. Pour ceux qui jouent à domicile, la tolérance matérielle est encore plus stricte.

Avoir une craie et des marqueurs (ainsi qu'une éponge) restent des basiques pour animer une réunion (tableau, paperboard). Attention à ne pas utiliser de marqueurs indélébiles sur les tableaux !

Salle de réunion et positionnement des tables et chaises

Les gags de la salle de réunion :
Accès avec digicode...
La salle n'a pas été réservée.
Chamboulement et vous devez quitter la salle.
Votre réunion déborde et vous n'êtes plus prioritaire...
Autre gag : pour les réunions téléphoniques ou les accès aux visio-conférences, disposer du numéro de téléphone et du code de connexion... Il y a toujours un participant qui rencontre des difficultés pour se connecter...
C'est le rôle du maitre de cérémonie (l'animateur de la réunion) de s'assurer que l'accès à la réunion est possible pour toute la durée de la réunion et bien sûr que le dispositif soit parfaitement opérationnel : nombre de chaises suffisantes...

La configuration de la table et des chaises doit également être considérée dans l'organisation de la réunion. Une configuration circulaire ou triangulaire sera plus favorable au travail en équipe. Une configuration de table en face à face, avec le prestataire d'un côté de la table et le commanditaire de l'autre côté, n'est pas une situation optimale : elle favorise la confrontation. Ce type de configuration implique également une structure descendante ou ascendante de l'information.

Préparation de la réunion

L'animateur de la réunion veille à préparer la réunion. C'est un vrai travail qu'il ne faut pas négliger car cela peut prendre du temps :

Déterminer l'ordre du jour.
Présenter l'objectif de la réunion.
Choisir les dates.
Solliciter les participants.
Envoyer les invitations.
Répondre aux emails.
Effectuer les recherches nécessaires sur le sujet.
Préparer les livrables.
Imprimer les documents.
Ecrire le conducteur.

La préparation de la réunion implique également l'envoi des invitations aux participants, la réservation d'une salle, le choix du matériel...
Dans le cadre du travail collaboratif, une réunion suppose la centralisation d'informations, le chef de projet peut donc être amené à se rapprocher de tel ou tel profil pour préparer la réunion...

Nombre de participants à la réunion, team building

Dans la continuité du travail de préparation, le choix des participants est un point névralgique de la réunion. Les choix portent sur le nombre de participants, l'attitude potentielle des participants, et naturellement les fonctions des participants.

En dehors des réunions de présentations qui constituent un cas spécifique, l'animateur doit privilégier des groupes de petite taille : 2 à 6 participants.
Pourquoi ?
Tout simplement parce que les groupes de plus de 6 personnes génèrent plus de débats, nécessitent plus de cadrage, et peuvent faire dévier la réunion de ses objectifs initiaux. Il faut factoriser le nombre de participants !
Essayez par exemple d'organiser une réunion de conception avec 12 personnes... Vous m'en direz des nouvelles :).

Le choix des participants est crucial : il faut solliciter les personnes concernées par l'ordre du jour. Si la réunion porte sur la dimension éditoriale, pas besoin de solliciter toutes les équipes de création... on choisira un membre comme l'architecte de l'information par exemple.

La problématique du choix des participants rejoint celle du team building : c'est valable même pour une réunion. Choisir les bons profils pour créer une configuration favorable à la résolution de l'ordre du jour.

Durée de la réunion

Plus la durée de la réunion s'allonge, plus l'attention et la concentration baissent. Ajouté au fait que les participants ont chacun leurs missions respectives à conduire...
Une réunion factuelle et efficace, cadrée sur un sujet précis, ne devrait pas excéder 1h15 à 1h30. On peut se rapprocher des 2 heures, mais au-delà, il faudra impérativement faire une pause.
Oui c'est assez peu, c'est vrai. Les capacités cognitives sont puissantes, mais la concentration et l'attention doivent être ménagées.

Pour les réunions plus engageantes, comme celles relatives à la résolution de problèmes (problem solving) ou ceux qui concernent les travaux de conception fonctionnelle, les temps de réunion devront nécessairement être plus longs car la nature du sujet l'impose. Néanmoins, il faut rester factuel et prévoir un ordre du jour découpé par période.

On peut considérer une limite maximum à 4 heures pour les sujets les plus denses. Une demi-journée reste acceptable. En revanche, une journée complète s'avère contre-productif.
La participation et l'animation connaitront des temps faibles.

Animation de la réunion

Animation de réunion ?
Vous voulez dire que la réunion ne s'anime pas d'elle-même ?
Pour que la réunion se déroule de façon optimale, il faut un animateur de réunion. L'animateur est l'instigateur de la réunion ou le référent du sujet en question. L'animateur de la réunion pilote le déroulement de la réunion dans une logique fédératrice. Il présente les objectifs de la réunion et veille à rappeler les enjeux du travail en équipe et les règles de bienséance pour le déroulement de la réunion. Oui c'est corporate. Mais il faut le faire. A chaque fois !

L'animateur déroule les thèmes selon l'ordre du jour, veille à ce que chacun puisse s'exprimer, reformule, clarifie, cadre les débats. En préambule de la réunion, l'animateur introduit les enjeux du sujet à traiter et propose l'ordre du jour ainsi que le timing affecté aux différents thèmes.

Le rôle de l'animateur est de faire en sorte que les participants s'expriment : participent. Il y a un travail de psychosociologie à mener pour neutraliser les bavards, exhorter les timides à s'exprimer. Il faut cadrer les profils négatifs, inciter les personnes détachées à participer. Il faut également bien gérer les leaders et ça c'est particulièrement difficile, car ils ont tendance à récupérer le flambeau :). Enfin, il y toujours un plaisantin pour décontracter l'ambiance, ce qui est positif... mais ne doit pas faire sortir du cadre de la réunion...

Conducteur de réunion et ordre du jour

Le conducteur de réunion est l'outil incontournable pour diriger la séance.
Le conducteur de réunion fixe l'ordre du jour, les thèmes à discuter, les objectifs à atteindre, ainsi que le timing général de la réunion.
Voici ce que doit contenir le conducteur de réunion :

Objet de la réunion. Exemple : fixer les scénarios de test utilisateur.
Nom du client. Ou de l'entreprise. Ou du service interne.
Nom du projet.
Date de la réunion.
Lieu de la réunion. Ou modus operandi cf. visioconférence...
Participants côté commanditaire.
Participants côté entreprise de service numérique.
Autres participants : tiers.
Animateur de la réunion.
Durée de la réunion. Exemple : 1h45
Ordre du jour.
Thème 1 : 30 minutes. Objectif : définir les zones fonctionnelles testées.
Thème 2 : 15 minutes. Objectif [...].
Thème 3 : 45 minutes.
Thème 4 : Conclusion, reformulation. 15 minutes.
Personne en charge du compte-rendu.
Date d'envoi.
Modalités de rétroaction.
Modalités de validation et temps de réponse maximum.
Liste de diffusion : entreprise, prénom, nom, fonction, contact.

La structure du conducteur de réunion peut aussi faire office de compte-rendu de réunion : si le conducteur est construit autour d'un ordre du jour clair, avec des thèmes précis, il pourra être utilisé pour la saisie du compte-rendu de réunion !

Compte-rendu de réunion

Le compte-rendu de réunion figure les principaux échanges de la réunion. La personne en charge d'écrire le compte-rendu ne doit pas hésiter à reformuler certaines choses en cours de réunion pour éviter les incompréhensions. C'est très fréquent dans les débats portant sur des maquettes graphiques et des maquettes fonctionnelles. Beaucoup de palabres qui partent dans tous les sens :)...

Le compte-rendu de réunion est rédigé dans un style télégraphique, neutre, factuel. Ce n'est ni un dialogue, ni un roman. L'utilisation de phrase courte et de liste à puce sont recommandés pour faciliter la scannabilité du document.

La structure du compte-rendu est analogue à celle du conducteur. Le rédacteur du compte-rendu peut s'appuyer sur le conducteur pour compléter les thèmes de l'ordre du jour. Le rédacteur du compte-rendu de réunion peut être l'animateur. Ceci facilite les reformulations et les recherches de consensus. La prise de note peut être projetée en rétroprojection.

Validation des décisions prises au cours de la réunion de travail

L'animateur de réunion a le rôle de reformuler les décisions prises en cours de réunion, et le cas échéant, de faire remarquer qu'aucun accord n'a pu être trouvé...

Les validations peuvent être de véritables décisions d'adhésion qui ont remporté l'unanimité, ou des compromis moins fédérateurs... Les prises de position devront quoiqu'il en soit figurer dans le compte-rendu pour garder une mémoire projet. Par ailleurs, le contenu de la réunion peut toujours être revisité au cours d'une autre séance, il est donc important de ne pas occulter les prises de position n'ayant pas donné lieu à un accord.