Workshop et animation de réunion

Définitions du workshop

Qu'est-ce qu'un workshop ?
Quelle est la différence entre un workshop et une réunion ?
Quelles techniques pour animer un workshop de travail ? Quels sont les différents types de workshop ? Les workshops sont-ils utiles et efficaces dans le cadre des projets web ?
Cet article fait un tour d'horizon du workshop et vous propose quelques méthodes et techniques pour animer vos réunions de conception dans une logique créative. La première partie traite des typologies de workshop et la deuxième partie présente les méthodes pour l'animation d'atelier. Ces travaux sont rattachés à la gestion de projet numérique et au design dans un sens plus général.

Un workshop est une forme particulière de réunion qui valorise le travail collaboratif, la dimension créative et le processus d'idéation. Les workshops sont utilisés dans les étapes des projets web : en phase d'analyse, en phase de conception et en phase d'évaluation. L'angle du worshop est orienté sur les problématiques de conception, de création, de recherche de solutions.

Le workshop demeure une réunion et sa spécificité réside dans le format : on parle d'atelier pour souligner le fait que les contributeurs du workshop sont dans une logique de participation active, alors que la réunion traditionnelle peut suggérer, dans certains cas, une forme de passivité.
Le workshop se construit autour d'un thème précis et nécessite un animateur pour cadrer le travail et engager les participants à intervenir au cours de l'atelier. Il y a un nécessaire travail de préparation. La réussite du workshop repose sur la qualité de l'animateur et l'engagement des participants. Il est donc question de préparation de réunion, d'organisation de réunion et de participation à une réunion...

Les typologies de workshop

Il existe différents types de workshops, c'est à dire que vous avez le choix dans l'organisation des ateliers de travail. On peut dire que les variations de workshop sont infinies à la lueur des thèmes et de l'ordre du jour d'une réunion. Il y a néanmoins quelques tendances de fond qui se dégagent.
Quels sont les différents types de workshops ?

• Workshop de définition des besoins métier
  Le workshop de définition des besoins métiers invite les participants à clarifier leur vision de l'entreprise : le marché, les perspectives, les attentes, les objectifs d'un produit ou d'un service. C'est un workshop plutôt B2B. Il est organisé en phase de cadrage dans l'expression des besoins métiers.
• Workshop de définition des besoins utilisateurs
  Le workshop de définition des besoins utilisateurs sollicite des individus pour les faire accoucher d'attentes en termes de produits ou de services : besoins en services, besoins en matière de contenus, de fonctionnalités, attentes vis à vis d'un service apporté au client. Ce workshop est plutôt orienté B2C. Il est organisé en phase de cadrage dans le cadre du recueil des besoins utilisateurs et à travers les études sur les usages.
• Workshop de recherche de solutions
  Le workshop de recherche de solution est tourné sur l'identification d'éléments pouvant concourir à l'atteinte des objectifs d'un projet digital. Il suppose naturellement que des objectifs aient été définis en amont. Ces ateliers sont organisés en amont de la phase de conception pour alimenter le processus de conception - création. Très utilisé dans le design de service.
• Workshop de résoluton de problème
  Le workshop de résolution de problème (problem solving workshop) est une forme d'atelier de recherche de solution. Il part d'une problématique ou d'un ensemble de points d'achoppement qu'il faut surmonter. On cherche à résoudre un problème. Ce n'est pas la même approche que le workshop de recherche de solution qui lui est tourné sur un objectif : quelles solutions pouvons-nous envisager pour aller dans telle direction ? Dans la résolution du problème, l'angle est plutôt : comment pouvons-nous contourner ce problème ?
• Workshop de conception éditoriale
  Le workshop de conception éditoriale est centré sur les problématiques de contenu. Il participe à déterminer l'envergure éditoriale d'un dispositif digital. On peut également l'utiliser en amont de la construction d'une arborescence pour inventorier et énumérer les thèmes éditoriaux potentiels du projet.
• Workshop de conception fonctionnelle
  Le workshop de conception fonctionnelle est axé sur les problématiques de fonctionnement. Il a pour objectif d'affiner l'envergure fonctionnelle d'un projet web. On peut y recourir pour alimenter le travail de conception fonctionnelle et énumérer un ensemble de fonctions potentielles à intégrer dans la conception et le design du produit numérique.
• Workshop d'évaluation
  Les workshops d'évaluation sont orientés sur l'évaluation d'un dispositif digital dans la lignée des méthodes de design UX. Il s'agit de méthodes participatives centrées sur le recueil de feedback d'utilisateurs. On se concentre sur la perception, l'agrément, les sentiments, les émotions. Il ne s'agit pas de test à proprement parler comme des tests utilisateurs engageant un animateur et un testeur. On est plutôt dans l'étude marketing autour du focus groupe et du test de produit en groupe.

Ces typologies d'ateliers sont des archétypes. Chaque projet est différent : phasing, objectifs, acteurs du projet, nature du dispositif à réaliser. On pourra alimenter l'une ou l'autre phase du projet à l'aide ces différents modèles d'atelier pour dynamiser et favoriser les processus créatifs.

Un workshop peut être fermé ou ouvert : le workshop ouvert implique une participation plus libre et moins cadrée des contributeurs quand le workshop fermé impose une structure plus directive. Nous allons apporter quelques précisions sur cette notion qui est importante dans l'organisation d'un atelier...

Workshop ouvert et workshop fermé

L'animateur choisit la structure de l'atelier en fonction des objectifs à atteindre au cours de la réunion. Identifier les thèmes d'une arborescence éditoriale n'implique pas le même travail que la création d'un service numérique...

Plus on souhaite favoriser l'idéation (processus de création) et plus on va ouvrir l'atelier : c'est la logique du workshop ouvert. Il repose sur un guide semi-directif dans lequel l'animateur oriente simplement la direction de l'atelier... Par exemple, un brainstorming libre autour des perspectives d'évolutions des services numériques offerts par une entreprise ou encore la définition des attentes de services de chacun face à un service public en ligne... Le workshop ouvert favorise l'expression libre du participant.

Plus on souhaite atteindre un résultat précis et plus on va cadrer l'atelier : c'est la logique du workshop fermé. Il s'appuie sur un guide directif où l'animateur cherche à atteindre un objectif très précis. Par exemple, identifier 25 fonctionnalités pour un logiciel ou énumérer 50 briques de contenus pour portail de contenu. Il s'agira plus tard d'élaborer l'arborescence ou de structurer le fonctionnement du dispositif. Le workshop fermé cadre l'expression du participant.

Atelier de cocréation

Que l'atelier soit ouvert ou fermé, il sous-tend une logique participative. Les workshops ont pour objet de favoriser le travail collaboratif, qu'il s'agisse de l'émulation au sein d'équipes internes à une entreprise, ou de configuration projet entre un commanditaire et un prestataire.

La conception d'un dispositif digital implique des circuits complexes : la méthode projet est longue, il y a beaucoup d'étapes, et surtout, certains travaux ont un impact puissant dans l'orientation du dispositif. C'est le cas du maquettage fonctionnel (wireframing) ou du maquettage graphique (ligne graphique). Si le porteur de projet voit se dérouler le projet sans avoir le sentiment d'y avoir concouru, le risque de rejet sera plus grand... Alors que sa participation aux workshops suggère qu'il est lui aussi partie prenante du processus de création...

Un workshop permet de recueillir des idées pour alimenter le processus de création tout en faisant participer plusieurs personnes au processus de conception... Si les porteurs de projet participent à l'élaboration des solutions de conception, alors on peut véritablement parler de cocréation. La cocréation est intéressante pour fluidifier le projet, mais il ne faut pas se leurrer non plus : il s'agit d'une technique d'influence visant à neutraliser le phénomène de rejet du porteur de projet.
Cette vision implique aussi une certaine problématique de conception centrée sur le donneur d'ordre...

La cocréation est intéressante pour renforcer la cohésion d'équipe, trouver des idées, et impliquer les participants dans le processus de création. Néanmoins, il y a toujours une limite... Malgré les mythologies de la cocréation où le porteur de projet et l'utilisateur concourent à la création, le travail de design reste un métier à part entière : design graphique et conception fonctionnelle ne s'improvisent pas sur un coin de table. Il y a un réel travail de façonnage qui implique des règles, un cadre, des analyses et surtout des choix... La conception d'un site internet implique des travaux de scénarisation, et comme pour l'écriture d'un film, le concepteur doit élaborer une trame (parcours...). L'écriture interactive est plus complexe qu'il n'y parait.

Workshop et UX design d'expérience utilisateur

Les workshops sont très utilisés dans les méthodologies du design d'expérience utilisateur. En effet, la méthode UX implique la prise en compte de l'expérience utilisateur dans toutes les étapes du projet, principalement autour de 3 phases clés : analyse UX, conception UX, évaluation UX.
Pour recueillir les feedbacks des utilisateurs, il faut privilégier les techniques qualitatives centrées sur les entretiens. Ces entretiens peuvent être réalisés individuellement ou en groupes comme avec les workshops.

Le workshop est un outil approprié pour recueillir l'information en phase d'analyse au cours du recueil des besoins (le besoin des utilisateurs et le besoin des équipes métier). Ces travaux permettront de faire converger les INPUT des utilisateurs et les INPUTS des commanditaires afin que la proposition de valeur soit orientée sur les besoins réels...

Le workshop favorise la clarification du périmètre en phase de conception dans les ateliers de cocréation. Les participants élaborent des scénarios marketing sur les parcours, les fonctionnalités, les réponses que le dispositif devra apporter...

Le workshop d'évaluation est activable à chaque moment pour mesurer les solutions de conception. La mesure de l'expérience utilisateur reste assez délicate... Toutefois, le fait d'introduire tout au long de la chaine de valeur, des feedbacks d'utilisateurs et des avis correctifs participants au projet, orientent le travail dans une logique d'amélioration continue et progressive.

Workshop de présentation (atelier de présentation)

Le workshop peut également être utilisé comme support de présentation, principalement en phase de conception. L'animateur ou le designer s'appuie sur un ensemble de supports (wireframes, maquettes graphiques, parcours d'utilisation) pour présenter les solutions de conception de façon pédagogique.

Dans ce cas, l'atelier de conception visera à recueillir le feedback autour d'un support précis. On ne peut effectivement pas commenter ce que l'on ne conçoit pas...

Le concepteur a donc la charge de présenter les solutions de conception aux acteurs du projet (commanditaire, équipes internes, voire utilisateurs finaux) dans une logique collaborative pour réceptionner des avis.

Les participants sont invités à donner leur point de vue tout en considérant les objectifs du projet digital. C'est typiquement une structure de workshop fermé avec un cadre très délimité : l'orientation de la ligne graphique, les partis pris d'ergonomie, la tonalité éditoriale...

Modèle pour animer un workshop

Pour vous aider dans la mise en place de vos ateliers, IAFACTORY met à votre disposition des modèles de documents pour organiser et conduire une réunion et un atelier. Ces modèles sont disponibles en téléchargement immédiat au sein du shop.

Favoriser le processus de création

Le workshop reste une réunion et c'est avant tout un outil de communication, qu'il s'agisse de créer de l'information ou de la faire passer d'un groupe d'individus vers un autre.

La notion d'atelier suggère une forme plus active et des méthodes d'animation plus élaborées que dans les réunions traditionnelles. La tendance du workshop est au jeu et aux ateliers enfantins (gommette, découpage, dessin primaire...).
Dans tous les cas, l'organisation de workshop poursuit les objectifs suivants :

• Favoriser l'idéation et la recherche d'idées.
• Dynamiser le travail collaboratif.
• Encourager le processus de cocréation.
• Fluidifier l'avancement du projet.

Les attributs d'un bon workshop sont les suivants :

• Les objectifs du workshop sont clairement définis.
• Le déroulement est structuré grâce à un conducteur de réunion.
• Tous les contributeurs participent activement.
• L'animateur cadre et oriente le workshop dans une direction.
• Des solutions sont trouvées à l'issue de l'atelier.
• Des supports sont créés en cours d'atelier.

La mise en place d'un workshop implique de :

• Préparer le workshop, fixer les objectifs à atteindre, valider une méthode.
• Créer les supports permettant de générer du feedback.
• Garantir la prise en compte de l’expérience utilisateur.
• Inviter les participants à s’exprimer en considération des objectifs.
• Organiser, conduire et synthétiser l’atelier de travail.

Si le workshop est utilisé dans une logique de présentation, alors l'animateur cherchera à :

• Orienter l’atelier vers la prise de décision et la validation.
• Limiter les faux débats, cadrer les points de vue personnels et subjectifs.
• Contenir les arguments d’autorité.
• Favoriser le consensus.

Comment organiser un workshop ?

En amont de l'organisation du workshop, l'animateur doit préparer l'atelier. En fonction du besoin, du projet, de la problématique, l'animateur choisit son approche et une méthodologie d’intervention spécifique.
Les clés d'un workshop réussi :

• Un nombre de participant limité à 6 personnes maximum dont l'animateur.
• Une durée d'atelier limitée à 2 heures. 1/2 journée maximum.
• Un ordre du jour clair et des objectifs précis à réaliser.
• Un conducteur d'atelier.
• Un temps pour chaque activité.
• Un animateur de workshop à l'écoute et qui coordonne le déroulement.
• Une participation active et dirigées des contributeurs.
• Une dose de jeu dans les ateliers (gamification).

Le choix des participants est important. On privilégiera au moins un profil métier éditorial pour un workshop portant sur les contenus, et au moins un expert métier concepteur pour les ateliers de conception, etc. Il est également intéressant de mixer les profils : un profil de designer, un profil de marketeur, un profil technique, un profil de coordinateur...
La notion de team building (constitution de l'équipe) est importante car c'est l'addition des forces individuelles au sein du groupe qui vont créer la valeur.

Le rôle de l'animateur pendant le workshop

L'animateur peut être un profil interne à l'entreprise ou un prestataire externe comme un spécialiste de l'UX design dans une entreprise de service numérique. Vous pouvez également choisir d'externaliser l'animation du workshop en faisant appel à un intervenant extérieur spécialisé dans les problématiques de conception pour animer vos ateliers de travail.

L'animateur organise le déroulement de l’atelier de travail, fixe les objectifs et propose des méthodes pour les atteindre en cours de séance. Durant l'atelier, l'animateur veille à cadrer les intervenants et permet à chaque acteur du workshop d’exprimer son point de vue.

Le rôle de l'animateur pendant le workshop est de maximiser le travail collaboratif en cadrant l'énergie des participants (et ce n'est pas une mince affaire)... L'animateur essaye, autant que faire se peut, de générer du consensus en limitant et contenant les conflits d’intérêts.
Dans le cadre d'un atelier de conception fonctionnelle, l'animateur peut se positionner comme garant de l’expérience utilisateur et recentre à ce titre, les débats et les échanges vers les objectifs et les scénarios de visite prioritaires.

Déroulement du workshop

L'animateur accueille les participants et présente l'ordre du jour. Il explique les tenants et les aboutissants de l'atelier sans trop entrer dans les détails pour laisser un peu de surprise... et garder le contrôle de la séance.

Un atelier se déroule autour de plusieurs thématiques. Chaque thème poursuit un objectif. L'addition des thèmes et des objectifs micros permettent d'atteindre un objectif macro...
En règle générale, un atelier créatif s'articule autour de 3 à 5 activités. La durée ne doit pas excéder 4 heures.

Au cours des activités, l'animateur créé des groupes : 2 groupes de 3 personnes ou 3 groupes de 2 personnes en fonction du timing et de la nature du travail. Il n'est pas conseillé de travailler avec des groupes de plus de 8 personnes. Les petits groupes sont plus souples et plus faciles à guider.

Exemple d'atelier et timing du workshop

Voici un exemple de déroulement d'atelier autour d'une séance de recherche d'idées pour un repositionnement de dispositif digital avec un workshop d'une durée de 4 heures :

• Thème 1 - problématique. 30 minutes
  L'animateur pose un ensemble de questions pour identifier les problèmes à résoudre et les limites du dispositif actuel. Il prend la parole, fait 1 ou 2 suggestions et invite les participants à formuler des observations dans une logique constructive. Les idées sont notées sur un paperboard.
• Thème 2 - positionnement. 30 minutes
  L'animateur sollicite les participants pour décrire l'entreprise et son positionnement actuel. Il prend des notes et les inscrits sur un paperboard.
  Ensuite, dans un deuxième temps, l'animateur demande aux participants d'imaginer d'autres scénarios de positionnement de l'entreprise (on pourrait être ceci, on pourrait être cela).
• Thème 3 - sémiologie. 60 minutes
  L'animateur propose des magazines et des coupures de presse et demande aux participants de découper des visuels correspondant à ce que le dispositif digital devrait renvoyer comme image. Séance de découpage, collage.
• Thème 4 - fonction et contenu. 60 minutes
  Les participants sont invités à proposer des idées de fonctionnalités et des idées de contenus en réponse au scénario de repositionnement. Les post-it sont collés sur un paperboard. Ensuite, l'animateur classe au fur et à mesure. Les participants attributs des choix positifs aux fonctions les plus intéressantes (gommettes).
• Thème 5 - esquisse. 30 minutes
  Les contributeurs esquissent une interface de principe par rapport aux idées de contenu et de fonctionnalité évoquée... Il ne s'agit pas de wireframing, mais d'implication dans les problématiques de conception. Des publics non sensibilisés à la conception d'interface éprouveront de grandes difficultés à modéliser des choses. Ce sera très positif pour la suite du projet.
• + 30 minutes : pauses et conclusions...

Les ateliers de cocréation ou d'idéation permettent, outre le fait de générer des idées, de sensibiliser les participants à la complexité du travail de design. Le fait de faire participer des profils issus de différentes disciplines permet d'enrichir ce type de réunion. Les résultats obtenus entrent dans la recherche et l'énumération d'idées, ce qui n'implique pas nécessairement une structuration en séance.

Idée de workshop

Voici quelques exemples d'ateliers :

• Atelier de conception fonctionnelle
  Présentation des wireframes et feedback.
• Présentation de solutions de design
  Utilisation de magnets pour construire l'interface.
• Atelier de conception
  Utilisation de post-it pour lister les fonctionnalités.
• Atelier éditorial
  Magazine, presse pour identifier des formats (découpages).
• Atelier arborescence
  Confronter différentes logiques d'organisation en demandant à chaque participant de classer un ensemble d'étiquettes de contenus (post-it).
• Recueil des besoins
  Projection d'un benchmark et cadrage des commentaires.
• Test
  Utilisation de cartes pour classer les contenus (tri par cartes).

Démarche pour organiser un workshop

Voici le fil rouge de l'organisation d'une réunion en mode workshop :

• Choix du type de workshop en fonction de la phase projet.
• Séance ouverte, semi-directive ou directive.
• Définition de l'objectif du workshop
• Choix des participants.
• Préparation de l'atelier autour d'un objectif central.
• Recherche d'activités par thème.
• Préparation du matériel.
• Animation de la séance.
• Cadrage des interventions.
• Prise de note en temps réel.
• Reformulation.
• Compte-rendu et diffusion.

Travaux complémentaires à l'organisation de réunion projet

De nombreux travaux sont rattachés à l'organisation de workshops :

• Réunion de travail projet web.
• Expression des besoins métier.
• Analyse des besoins utilisateurs.
• Cadrage fonctionnel de projet.
• Arborescence de site web.
• Wireframing ux.
• Persona.