Inventaire des contenus

Le recensement des contenus

L'inventaire des contenus est utilisé pour déterminer l'envergure éditoriale d'un site web.
Comment inventorier les contenus de votre site ?
Quelles méthodes et quelles techniques pour faire le point sur le périmètre éditorial d'un dispositif digital ? Quels sont les résultats d'un inventaire du contenu, à quoi sert-il, et comment le présenter ?
Nous allons faire le point sur la technique de l'inventaire du contenu pour vous aider à inventorier l'envergure éditoriale de votre dispositif. Ces travaux relèvent de la stratégie éditoriale, de l'architecture de l'information. Un inventaire des contenus n'est jamais bien loin des enjeux de référencement SEO d'un site.

L'inventaire des contenus consiste à relever chaque page d'un dispositif digital pour mettre à plat tous les contenus et reconstituer le périmètre éditorial complet du site. C'est une tâche assez longue que vous pouvez réaliser manuellement ou à l'aide de logiciel. Evidemment, chez IAFACTORY on vous conseille de le faire à la main car les aspirateurs de site et les outils en ligne sont limités...

Inventorier les contenus d'un support interactif peut porter exclusivement sur les pages du dispositif ou de façon plus précise sur chaque unité de contenu de la page : les médias (photo, vidéo, illustration, animation), la structure des contenus, (titraille et balisage hn), le corps du texte (article, arguments...), les légendes de photo, les composants fonctionnels (formulaire, module interactif avancé). Plus on relève d'informations, plus on qualifie l'inventaire, plus on cherche à détailler la démarche, et plus cela prendra du temps.

Il est très intéressant de coupler l'inventaire des contenus à une analyse des données issues du trafic web analytic : cela permet, en plus d'une vision précise sur la nature du contenu, d'évaluer la performance de chaque page...

Enjeux de l'inventaire des contenus

La gestion et l’optimisation des problématiques éditoriales passe par une connaissance fine et maitrisée de votre offre de contenu.
Seul le relevé micro de tous les contenus permet d’accéder à une vision méta, gage de maîtrise éditoriale totale. C'est le rôle de l'inventaire des contenus qu'on appelle aussi inventaire éditorial. Inventorier les contenus d'un dispositif digital peut vite devenir un travail (très) technique et ATTENTION, pour les sites de taille critique, inventorier tout le contenu, c'est une tâche fastidieuse, périlleuse, et ennuyeuse :).

L’inventaire des contenus (et la structuration des contenus à la volée - dite content mapping) est une étape essentielle en prémices de la conception fonctionnelle de votre dispositif digital, quand il existe...
L'inventaire éditorial est effectivement un outil fondamental car il vous donne une vision exhaustive de votre offre éditoriale. Les travaux visant à inventorier tous les contenus vous aident à accéder, progressivement, à une vision globale des problématiques éditoriales de votre dispositif.

L'inventaire du contenu, c'est aussi le point de départ pour tous les travaux rattachés à la stratégie éditoriale. En effet, lorsque vous avez fait le point sur le matériel (le contenu), vous pouvez commencer à l'analyser, imaginer de nouvelles choses (catégorisation, extension, approfondissement)...
La réciproque vaut également : pas de bonne stratégie éditoriale sans un inventaire des contenus. Radical.

Inventaire des contenus qualitatif

L'inventaire des contenus qualitatif relève des techniques dites qualitatives qui reposent sur l'expertise de l'évaluateur ou du chercheur comme pour les techniques d'enquête. L'architecte de l'information, le responsable éditorial, un chef de projet, un rédacteur sont autant de profils qualifiés pour procéder à l'état des lieux des contenus.

L’inventaire des contenus réalisé de façon manuelle permet en premier lieu de mettre à jour le volume et la densité informationnelle caractérisant votre site.
Plus intéressant, la technique d'inventaire qualitatif est une arme pour caractériser précisément la nature de chacun des contenus de votre site, grâce à l'expertise de l'évaluateur.

L'inventaire éditorial qualitatif présente l'avantage d'autoriser le recensement des registres d’information, la typologie des contenus, leurs occurrences et leur fraîcheur. C'est un travail fin et minutieux que l'on pourrait comparer à un travail d'archéologie. Ou de spéléologie. On peut aussi dire qu'inventorier les contenus revient à piocher dans la mine. On n'en sort pas indemne :).
Aux oubliettes la technologie. Utilisons notre cerveau pour les inventaires de contenus !

Inventaire des contenus quantitatif

L'inventaire quantitatif est l'outil des évaluateurs pressés (ou oppressés...). Il s'agit de lancer le travail d'inventaire éditorial à l'aide d'outil aspirant les contenus du site. Les logiciels génèrent des tableaux et s'appuient sur la structure HTML de la page (Title, Hn...). Des logiciels pour exécuter ce genre de choses existent : screamingfrog par exemple.

Le recensement quantitatif reste intéressant pour les dispositifs digitaux de taille critique, pour travailler l'une ou l'autre valeur de façon isolée, notamment dans le cadre d'une optimisation SEO (search engine optimization).

Néanmoins, les analyses quantitatives sont limitées : elles donnent peu d'indications sur le contenu, sa qualité, son obsolescence. On reste assez loin du fond. De même, les analyses quantitatives des contenus ne considèrent pas les aspects d'arborescence et de navigation. La logique d'aspiration s'attache plutôt sur la structure des dossiers FTP, qui sont rarement le reflet de l'architecture de l'information du dispositif.
La bonne approche consiste sans doute à s'appuyer sur l'analyse quantative dans le cadre d'une analyse qualitative. Néanmoins, on ne peut pas remplacer un travail humain pour séparer le bon grain de l'ivraie. Or c'est bien-là l'enjeu principal de l'inventaire des contenus.

Un tableau excel ou un robot crawler n'est pas un bon conseiller éditorial. Du moins pas encore...

Les caractéristiques observées dans un inventaire

L'architecte de l'information va arpenter le dispositif digital pour récolter tous les petits cailloux qui ont été déposés en cours de route. Il les met soigneusement dans son panier. Ensuite il les classe, un par un. Et il reconstitue page après page la structure existante du dispositif digital.

• Page. Contenu de la page. Url.
• Type de contenu (article, diaporama, communiqué...).
• Registre de contenu (informatif, communicationnel, pédagogique...).
• Densité du contenu (nombre de mots, nombre de médias).
• Fraîcheur du contenu (Publication. Révision. Mise à jour).
• Pertinence du contenu (toujours d'actualité, obsolète, à affiner).
• Qualité du contenu (critère subjectif, mais intéressant :).
• Nombre de médias. Utilité des médias. Qualité des médias.
• Type de gabarit (éditorial, processus, fiche produit...).
• Respect des droits d'auteurs.
• Recherche de contenu dupliqué au sein du site.
• Recherche de contenu dupliqué et plagié externe au site.
• Importance stratégique du contenu (échelle à créer pour site).
• Statut du contenu (à maintenir, à supprimer, archiver, réécrire...).

La feuille de route de l'inventaire des contenus peut contenir plus ou moins de critères d'analyse. L'outil de reporting idéal reste le bon vieux fichier excel. Néanmoins, en cours de route, l'évaluateur pourra créer un rapport d'audit éditorial pour y consigner ses observations.

Modèles pour mener un inventaire des contenus

IAFACTORY a modélisé des exemples types d'inventaire des contenus pour vous aider à réaliser le recensement éditorial de votre dispositif digital. Il s'agit de document Powerpoint et Excel qui permettent d'une part, d'inventorier les contenus (tableau des contenus), d'autre part de les projeter de façon visuelle si nécessaire. Ces modèles pour établir l'inventaire des contenus sont téléchargeables au sein de notre shop.

Vous pouvez également visualiser un tutoriel détaillant tout le processus de l'inventaire des contenus pour vous guider pas à pas dans le listing des composantes éditoriales de votre dispositif digital. Le tutoriel est livré avec des modèles et il est accessible immédiatement après paiement.

Contrôler tous les contenus

L'objectif principal d'une action d'inventaire éditorial consiste à reprendre le contrôle des contenus.
La croissance éditoriale d'un dispositif digital n'est pas simple à maîtriser. Au fil du temps, les équipes éditoriales peuvent être débordées par la densité informationnelle de leur propre dispositif. C'est le cas des portails d'information en ligne, des magazines et des sites de presses en ligne.

La maîtrise éditoriale est nécessaire pour piloter la stratégie éditoriale. Un travail de cartographie éditoriale basé sur l'inventaire des contenus permet de formaliser un poster susceptible d'aider les équipes projets à visualiser l'architecture de l'information.

La connaissance approfondie des contenus est également l'étape incontournable de l'optimisation du référencement. L'inventaire éditorial peut être réalisé dans le cadre d'un audit SEO.

Si un site internet s'appréhende d'abord par les contenus, il semble évident que les gestionnaires du dispositif puissent souhaiter comprendre et appréhender l'étendue des contenus proposés aux utilisateurs finaux. Ne pas maîtriser ses contenus, c'est reconnaître ne pas maitriser son propre site.

Nous vous conseillons de réaliser un inventaire des contenus dans les cas suivants :

• Projet dont la dimension éditoriale est cruciale dans le modèle.
• Volonté d’affirmer une nouvelle politique éditoriale.
• Accumulation et croissance des volumes d’informations.
• Optimisation d’un portail, d’un intranet, d’un service dématérialisé.
• Refonte d’un dispositif éditorial existant, ajout de rubriques.
• Transposition d’un support off-line sous une forme interactive.
• Volonté de réorganiser l’offre éditoriale.

Structurer l'inventaire des contenus

Commencez par créer un tableau Excel qui vous servira comme outil de pilotage dans le recensement des contenus. Vous allez structurer votre tableau autour de grandes dimensions. Chaque thématique permet d'approfondir verticalement les données du contenu autour du sujet considéré.

La donnée de base, c'est la page.
Vous pouvez par exemple créer les sections suivantes :

• 1. Identification de la page.
• 2. Positionnement dans l'arborescence.
• 3. Qualification du contenu.
• 4. Médias.
• 5. Données SEO.
• 6. Données analytiques.
• 7. Feedback utilisateur.

1. Identification de la page

• URL de la page.
• Format.
• Titre de la page.
• Nomenclature de la page (affectation d'un code).
• Description courte du contenu (150 signes).
• Date du relevé.

2. Positionnement dans l'arborescence

• Niveau dans l'arborescence existante (N1, N2...).
• Rattachement à une section de navigation.
• Accès via la navigation ou pas.
• Projection vers la nouvelle arborescence.

3. Qualification du contenu

• Qualité du contenu : mauvais, moyen, bon, très bon (vous créez votre système de notation).
• Impression générale laissée par le contenu : sérieux, fantaisiste...
• Registre de contenu : pédagogique, informatif, argumentatif, communicationnel, scientifique...
• Etat du contenu : à maintenir, à supprimer, à archiver, à réécrire, à migrer, à créer.
• Mots clés caractéristiques du contenu.
• Niveau de technicité du contenu : avancé, intermédiaire, débutant.
• Niveau de langage utilisé : corporate, incarné, accessible, universitaire...
• Typologie de page : liste, article, rebond, orientation, hub, dossier, vidéo, diaporama...
• Niveau de précision du contenu.
• Clarté du contenu.
• Fraîcheur du contenu. Date. Révision.
• Auteur et source.
• Design de l'article. Bon. Mauvais :).

4. Médias

• Qualification des médias vidéo. Source. Nombre. Descriptif.
• Clarification des médias photos.
• Illustrations.
• Animations.

5. SEO

• Title.
• Description.
• Keywords.
• Balise em et strong.
• Maillage.

6. Web analytique

• Temps passé sur la page.
• Taux de rebond.
• Parcours : page suivante, précédente.
• Conversion (si pertinent).
• Part du pourcentage total des pages vues.
• Visibilité : page vue / visite.

7. Feedback utilisateur

• Commentaires.
• Partage dans les réseaux sociaux.
• Like et compteur d'activité sur le site.
• Gamification de la page...

Pour le rendu, vous pouvez jeter un oeil à l'exemple de tableau d'inventaire des contenus plus haut dans la section exemple.

Orienter et calibrer l'inventaire des contenus

Vous pouvez utiliser ces variables pour scanner et inventorier les contenus de votre site. Bien sûr, si vous devez saisir les informations de toutes les pages pour chacun de ces critères, vous risquez d'y passer plusieurs jours. C'est pourquoi la grille doit être construite en fonction du volume du site et naturellement en considérant les objectifs poursuivis par l'inventaire éditorial. Vous ne pourrez pas avoir ce niveau de granularité pour un site de presse en ligne comme Libé ou Le Monde. Il faut faire des choix d'où l'importance de préciser les objectifs et la méthode...

Avant de vous lancer dans l'inventaire, faîtes le point sur votre offre éditoriale. Clarifiez la technique utilisée pour inventorier les contenus (quantitatif, qualitatif, une ou plusieurs personnes, types de données relevées, support de reporting de l'inventaire éditorial).
Immergez-vous ensuite dans le champ informationnel de votre secteur d’activité pour en saisir les tenants et les aboutissants. Cela semble important pour réussir à qualifier la nature des contenus que vous allez traiter (qualité, première impression, profondeur, design).

L’accès à toutes les sources de contenus à inventorier doit être favorisé afin que les travaux de relevé se déroulent de façon fluide. Il arrive souvent que des parties de site soient payantes, ou vérrouillées : vous perdrez du temps dans votre inventaire des contenus si vous n'avez pas tous les accès. Pire, cela peut fausser les résultats de l'inventaire éditorial.

En fonction de la densité informationnelle et des objectifs fixés par la feuille de route de la mission d'inventaire de contenu, veillez à explorer tous les champss éditoriaux jusqu’aux branches les plus profondes du site.
Commencez par la page d'accueil, puis allez siphonez chaque niveau de l'arborescence. Cliquez frénétiquement sur tous les liens !

Le travail de relevé des datas, d’identification du registre et de classement par thématique est généralement consolidé au sein d’un fichier excel.
Un bon gros fichier excel d'inventaire des contenus, ça peut faire peur ! En raison de la forme complexe que peut prendre ce type de document, essayez d'accompagner vos travaux d'inventaires des contenus par une note de synthèse et des commentaires.
Un fichier brut est inexploitable. Le fichier excel - tableau synoptique - de l'inventaire des contenus est une matière première (un minerais ;) qu'il faut traiter.

La meilleure façon de faire fructifier l’inventaire des contenus est de dresser un bilan cartographique visuel des informations relevées (une cartographie des contenus). Une autre façon de capitaliser sur l'inventaire des contenus consiste à créer un audit éditorial avec tous les exemples relevés durant l'inventaire.

Démarche pour inventorier tout le contenu éditorial

• Vue d'ensemble et appréciation de la densité du site.
• Calibrage et objectif de l'inventaire. Dimensionnement.
• Structuration de l'équipe chargée de mener le recensement éditorial.
• Choix des critères à faire figurer dans l'inventaire.
• Listing de tous les accès privés.
• Clarification du périmètre : 1 site, 1 écosystème de site ? Fixez les limites !
• Création du fichier de pilotage.
• Travail archéologique de recensement.
• Relevé, classement au sein d’un fichier excel.
• Création en parallèle d'un rapport d'audit éditorial, au fur et à mesure.
• Commentaires et captures d'écrans pour les points à signaler.
• Finalisation du document d'inventaire.
• Synthèse au sein d’un document concis.
• Réalisation d’une cartographie en option.
• Rapport d'audit éditorial.
• bilan, recommandation.

Travaux complémentaires à l'inventaire éditorial

La technique du mind map peut être utilisée dans le travail d'inventaire des contenus.

La cartographie des contenus fournit une alternative visuelle efficace aux relevés de datas excel, difficiles à appréhender : la cartographie permet de passer du niveau micro à une vision macro de la densité informationnelle.
L’inventaire des contenus peut également être complété par un travail de reconstruction de l'arborescence existante : il s'agit alors de construire l'arborescence, l'arborescence de l'existant que vous aviez égarée dans votre vieux PC au milieu des milliers d'autres fichiers projet :).

S'il s'agit de créer une nouvelle organisation éditoriale, une section doit être intégrée au fichier de pilotage. Il s'agira de définir la stratégie éditoriale.
Les équipes de contenu peuvent s'appuyer sur l'inventaire des contenus pour les regrouper en grappes : segmentation des contenus.
Cette démarche devrait aboutir sur une nouvelle organisation éditoriale au travers de l'l'arborescence de site web.

L'ensemble de ces travaux peut être regroupé sous la mention d'audit éditorial dont l'inventaire des contenus est la matière première. Autant le dire, ce sont des travaux fastidieux, mais fondamentaux. Pas de site sans contenus ! Pas de bonne offre de contenus sans une connaissance fine de l'envergure éditoriale. Vive l'inventaire des contenus.