Spécifications éditoriales

Eclaircir les règles éditoriales du dispositif

Comment rédiger des spécifications éditoriales ?
Faut-il vraiment spécifier les contenus dans votre projet digital ?
Cet article esquisse les techniques et les méthodes pour spécifier les gabarits éditoriaux de votre support interactif. Ce travail relève de l'architecture de l'information, du design de l'information et du design de l'interaction.

Comme leur nom l'indique, les spécifications éditoriales visent à préciser les règles d'écriture, les principes de publication et les modalités d'affichage pour chaque gabarit éditorial. Ce sont les règles éditoriales qui régissent le bon fonctionnement d'un gabarit mettant en scène les contenus d'un site web ou d'un dispositif digital au sens large.

C'est, ni plus ni moins, l'équivalent sur le plan éditorial, des fameuses spécifications fonctionnelles qui s'attachent, elles, à décrire les règles de fonctionnement et d'affichage de l'interface. Dans le cycle projet, les spécifications fonctionnelles se rattachent à la conception fonctionnelle quand la rédaction des spécifications éditoriales relève plutôt de la conceptiion éditoriale. Dans les faits, conception éditoriale et conception fonctionnelle participent d'une même dynamique et sont travaillés conjointement en phase de conception.

Spécification fonctionnelle vs. spécification éditoriale

Les spécifications éditoriales concernent les dispositifs digitaux de taille critique et relevant du registre éditorial (portail de contenus, site institutionnel, etc.). Les specs éditoriales ne concernent que les gros sites, impliquant des équipes de rédaction et des volumes de contenus conséquents.

Pour les sites de taille plus modeste, en règle générale, les spécifications fonctionnelles font leur office en couvrant la dimension éditoriale. Pour obtenir tous les détails des spécifications fonctionnelles générales, nous vous invitons à consulter notre guide complet sur les spécifications fonctionnelles.

Pour bien distinguer le périmètre fonctionnel du périmètre éditorial, nous allons utiliser un exemple. Ainsi, les spécifications fonctionnelles d'un gabarit type de page utilisé pour les contenus d'un site ecommerce vont focaliser sur le fonctionnement :

• Fil d'ariane
  Récupération du H1 comme repère de localisation.
  Tronqué à partir de 25 caractères.
• Titre H1
  Correspondance base de données table [...].
  Style gras. Classe Y.
  La balise H1 est utilisée comme méta title de page.
• Chapeau H2
  Correspondance base de données table [...]
  Style maigre. Classe Z.
  La balise H2 est utilisée comme méta description de page
• Corps de page
  Bloc de contenu de description. Possibilité d'enrichissement : soulignement, mise en gras, italique, couleur A ou couleur B ou couleur C.
  Possibilité d'insérer un intertitre H3...
• Image
  Possibilité d'insérer une image sur toute la largeur.
  Taille maximum : 1250 pixels de large. Hauteur : pas de limite.
  Poids 1Mo max. Formats JPG, PNG, GIF.
  Le système ne prend pas en charge les SVG.
• Zone de commentaires
  10 commentaires affichés par défaut.
  Puis chargement des 10 commentaires suivants. Si pas de commentaire, alternative soyez le premier à poster un commentaire.

Les spécifications éditoriales vont décrire les règles qui régissent les contenus :

• Titre H1
  Maximum 150 caractères.
  Essayez de ne pas dépasser 6 à 7 mots (cf. SEO et encombrement fil d'Ariane).
  Le titre H1 sera utilisé pour le title.
  Eviter les retours chariots.
• Chapeau H2
  Maximum 200 mots.
  Le H2 reprend l'expression-clé du H1. Résumé de la page.
• Corps de page
  Un bloc de contenu se structure autour d'un H3 et d'un paragraphe P.
  Chaque paragraphe positionne une occurrence sémantique et lexicale de l'expression-clé. En back-office, limiter la taille d'un paragraphe à 300 mots.
• [...]

La spécification éditoriale concerne les règles régissant le contenu. Les spécs éditoriales reposent sur les bonnes pratiques de l'écriture web et les exigences du SEO - search engine optimization. La compilation de toutes les règles éditoriales du dispositif digital peuvent être rassemblées au sein de la charte éditoriale. C'est une pratique intéressante de séparer les spécifications éditoriales et les spécifications fonctionnelles, notamment pour extraire plus facilement les règles dédiées au contenu : cela facilitera la création de la charte éditoriale.

Maintenant, il faut aussi admettre qu'une spécification reste une spécification, et que les frontières entre les dimensions fonctionnelles et éditoriales ne sont pas toujours aussi bien établies qu'on le souhaiterait (cf. cas de l'exemple). Il y a également le cas de la problématique technique traitée au sein des spécifications et qui peut nécessiter un travail spécifique pour établir les règles techniques du back-office. C'est pourquoi dans la pratique et avec le souci de l'efficacité, on rédige des spécifications générales qui regroupent le fonctionnel et l'éditorial envion 9 fois...
Est-ce à dire qu'il faut jeter les spécifications éditoriales aux oubliettes ?

Spécifications éditoriales comme expression des besoins

Dans les méthodes de conception de support numérique, et dans la conduite de projet digital de façon plus globale, il existe deux écoles en matière de spécifications.

• La spécification en amont de la conception
  Les spécifications cadrent la conception :
  elles ont vocation à déterminer le périmètre fonctionnel et éditorial du dispositif digital. La liste des contenus et la liste des fonctionnalités sont établies en amont du processus de conception-production. Cette méthode suggère une phase d'analyse poussée pour qualifier précisément l'envergure du projet.
• La spécification en aval de la conception
  Les spécifications sont cadrées par les travaux de conception :
  elles ont vocation à décrire les choix de conception qui ont été réalisés et leurs implications fonctionnelles, éditoriales et donc techniques. La liste des contenus et des fonctionnalités est le résultat du processus de conception. Cette méthode suggère une équipe de conception expérimentée.

Lorsque les projets sont pilotés par le design, les spécifications sont réalisées après la conception, car on privilégie la recherche et le processus créatif. Or les spécifications sont considérées comme potentiellement contraignantes dans le processus de création. C'est une affaire de point de vue, car les contraintes sont également efficaces pour orienter l'énergie créative dans un cadre bien défini...
Quand les projets sont pilotés par la technique, les spécifications sont réalisées avant la conception, car on va privilégier la fabrication et le cadre technique.

Il faut bien admettre que le contenu est souvent le parent pauvre du projet. L'industrie digitale tend à favoriser le prisme technologique et fonctionnel pour des raisons historiques et culturelles.
Le travail de conception est alors basé sur la création d'une coquille vide dans laquelle c'est la conception fonctionnelle qui va déterminer la conception éditoriale : la forme avant le fond, en somme...

Or, le fait de spécifier l'envergure éditoriale et l'amplitude des contenus, avant de travailler la conception fonctionnelle, permet de privilégier une conception où ce sont les contenus qui exercent une pression sur le fonctionnement : la forme au service du fond. Dans la pratique toujours, les agences ont, ou prennent plutôt rarement le temps d'approfondir la problématique éditoriale de l'annonceur...

En matière de méthodologie, il est tout à fait intelligent de considérer les spécifications éditoriales comme un moyen d'exprimer le besoin du commanditaire ou de l'organisation émettrice. Ce matériel précieux permettra d'orienter efficacement les solutions de conception, sur la base de contenus réels plutôt que sur des locutions latines...

Clarifier les règles liées aux contenus

Comme les fonctionnalités, les contenus doivent être cadrés. Les spécifications éditoriales centralisent toutes les règles qui régissent les contenus :

• Encombrement maximal des contenus dans l'interface :
  nombre de signes, taille des articles.
• Règles d'affichage (nombre d'articles par page), règles de tris et de filtres.
• Fréquences de mise à jour et règles d'archivages.
• Règles liées à la publication, workflow de validation...
• Qu'est-ce qui se passe si [...].
• Qu'est-ce qui se passe quans [...].
• Comment réagit le gabarit éditorial lorsque la fenêtre est redimensionnée (responsive).

Bref, une spécification éditoriale complète, vise à clarifier toutes les problématiques liées à la gestion des contenus, leur publication et leur ventilation dans l'interface. Elles constituent le matériel sur lequel on s'appuiera pour rédiger la charte éditoriale.

Comment rédiger les spécifications éditoriales ?

L'expérience utilisateur passe d'abord par les contenus, qui font tampon entre le récepteur et l'émetteur. En théorie, vous devriez donc rédiger des spécifications éditoriales pour tous les gabarits impliquant des problématiques de contenus, c'est à dire la majeure partie du dispositif digital (car il y a toujours des contenus dans un écran, même s'il s'agit d'instructions ou de gabarits plutôt fonctionnels).

Pour rédiger les spécifications éditoriales, on doit considérer deux cas de figure qui dépendent de la méthodologie projet...

1. La conception n'a pas encore été réalisée
Dans ce cas, les spécifications éditoriales vont servir à décrire l'envergure et l'amplitude des contenus souhaités. Il s'agit d'une expression des besoins. Cette méthode est plutôt rare, même si elle représente la méthode la plus logique pour adapter la forme au fond...

2. La conception a déjà été réalisée
Dans ce cas, les spécifications éditoriales vont servir à expliquer les règles éditoriales qui régissent le fonctionnement de l'interface. Il s'agit d'une spécification des règles d'interface. Cette méthode est la plus courante, alors même qu'elle implique une erreur fondamentale sur le plan de la conception, dans laquelle c'est plutôt le fond qui devra s'adapter à la forme...

Qui rédige les spécifications ?

Si les spécifications ont vocation à expliciter le fonctionnement de l'interface après la conception et la phase de wireframing, c'est le concepteur qui doit spécifier le projet...

Il est contre-productif de faire rédiger les spécifications fonctionnelles et éditoriales par un autre profil que le concepteur ayant posé les bases fonctionnelles du projet (architecte de l'information, UI user interface designer, UX user experience designer), qu'il s'agisse d'un autre intervenant interne ou externe à l'entreprise. Et oui, personne n'est dans la tête de celui qui a conçu le projet... Ceci va dans le sens de l'adage hérité de Nicolas Boileau dans son Art Poétique (1674) : Ce qui se conçoit bien s'énonce clairement. Et les mots pour le dire arrivent aisément. Les spécifications c'est aussi, d'une certaine façon, une forme de poésie :).

Malheureusement, dans la pratique, ce n'est jamais le concepteur qui rédige les spécifications. Cette tâche est jugée moins créative, elle est parfois fastidieuse. Elle est confiée aux profils juniors qui font leurs armes sur ce type de mission. Si vous avez l'oeil du concepteur aiguisé, vous arriverez à détecter les projets digitaux qui ont été spécifiés par des profils expérimentés : tous les cas marginaux sont parfaitement exécutés, c'est le signe d'une équipe projet très rigoureuse...

Si la conception n'a pas encore été réalisée, il est intéressant de confier la clarification du périmètre éditorial à un chef de projet éditorial, un expert du contenu, voire le commanditaire et le porter de projet lui-même. Il s'agit du cas où les spécifications précèdent la conception de sorte à cadrer le design. Dans ce cas les spécifications relèvent de l'expression des besoins et se traduisent sous la forme de listes de typologies de contenus.

Wireframing et spécifications éditoriales

Dans une certaine mesure, les wireframes peuvent être considérés comme, un embryon en phase avancé de spécifications éditoriales.
En effet, si vous prenez le cas des exemples de fiche article détaillée plus haut, vous constaterez que certains écrans de wireframes haute-fidélité peuvent être si précis qu'il cadrent fortement le champ des possibles sur les plans fonctionnels et éditoriaux.

Dans ce cas, les spécifications éditoriales viendront préciser les problématiques d'encombrement :

• Le bloc FAQ repose sur une question de 175 caractères maximum et une réponse de 600 caractères maximum. 10 questions et 10 réponses pour une thématique. Il y a 6 thématiques...
• Le module de commentaire présente les 250 premiers caractères de chaque commentaire. Le commentaire est déployé dans son intégralité au clic sur plus...

Les exemples de wireframes détaillés illustrent bien la force des maquettes fonctionnelles pour illustrer tout ou partie du fonctionnement et de l'envergure éditoriale d'un dispositif digital. Si l'approche de conception qui pressurise le contenu est loin d'être idéale, elle reste efficace sur le plan de la production. Cela ne signifie pas qu'elle représente un bon procédé pour valoriser des contenus à la source... C'est le débat oiseux entre conception fonctionnelle et conception éditoriale.

Ecriture des spécifications éditoriales en conception

L'écriture des spécifications éditoriales est aussi délicate sur le fond qu'elle est évidente sur la forme...
Pour chaque écran designé, on va découper l'interface en bloc fonctionnel et en bloc éditorial : bloc A, bloc B, bloc C...
Chacun des blocs représente un module, ou un composant d'interface : ce sont les constituants de l'écran. Le contenu en fait partie.

Chaque bloc fait l'objet d'un commentaire éditorial sur les règles :

• Encombrement maximal : nombre de caractères espace compris...
• Règle d'affichage si le texte dépasse le nombre de caractères prévus...
• Comportement des modules éditoriaux au redimensionnement...
• Ce qui se passe quand [...].
• Ce qui se pas si [...].
• Limite de modules par page...
• Système de paginations...
• Workflow de validation...

En matière de style, les spécifications sont rédigées dans un langage neutre et factuel qui ne doit pas laisser de place à l'interprétation. Plus facile à dire qu'à faire. Les spécifications sont toujours un exercice difficile qui demandent beaucoup de rigueur et de précision.

Démarche pour spécifier les contenus

Pour spécifier les règles éditoriales de votre projet, procédez comme suit :

• Recueil des besoins métiers et liste des besoins.
• Liste des typologies de contenus du site.
• Exemple de contenu réel pour chaque typologie de contenu du dispositif.
• Spécifications éditoriales avant la conception.
• Définition du nombre de conteneurs éditoriaux.
• Conception fonctionnelle générale des écrans éditoriaux (zoning macro).
• Conception fonctionnelle détaillée des gabarits éditoriaux (wireframing micro).
• Spécification fonctionnelle et éditoriale de chaque gabarit.
• Consolidation des règles et centralisation au sein de la charte éditoriale.

Travaux complémentaires aux spécifications des règles éditoriales

Dans la lignée de la rédaction d'une spécification éditoriale pour un portail de contenus, il est courant de travailler et de recourir à des techniques complémentaires :

• Calibrage des contenus.
• Optimisation sémantique notamment pour le SEO.
• Conception des gabarits éditoriaux.

La conception de l'interface au sens large relève du wireframing, et engage, par extension, la rédaction des spécifications fonctionnelles pour clarifier le fonctionnement du site.

Tout cet attirail peut être centralisé dans la charte éditoriale si le besoin de disposer d'une documentation complète se fait ressentir. La charte éditoriale est incontournable pour les projets engageants d'importantes équipes.