Organisation d'écosystème numérique

Spécificités de l'intervention

Nous avons souhaité valoriser cette intervention pour gouvernement.fr, afin d'illustrer des travaux d'étude et la démarche méthodologique à mettre en oeuvre dans le cadre de la rationalisation d'un écosystème composé de plus de 50 sites.

Les travaux ont été réalisés en 2011.
Visualisez le projet UX Gouvernement.

A propos de Gouvernement.fr

Le périmètre du dispositif numérique du Gouvernement s'étendait autour d'un ensemble proche de 70 sites, comprenant :

• Les sites des ministères rattachés au gouvernement ainsi que les secrétariats d'état.
• Les sites du 1er ministre et des missions gouvernementales.
• Les sites des missions interministérielles.
• Les sites d'informations spécifiques.
• Les sites de la direction de l'information légale et administrative.

Ces objets numériques étaient diversifiés et relevaient de différents registres :

• Des sites à vocation communicationnelle (ex. gouvernement.fr).
• Des dispositifs transactionnels proposant des services publics dématérialisés (ex. bodac.fr - bulletin officiel des annonces civiles et commerciales - legifrance.fr, etc.).
• Des sites à vocation informationnelle et pédagogique (tabac.gouv.fr, internet.gouv.fr, etc.).

Dans cet ensemble relativement composite, le dispositif maitre gouvernement.fr se devait notamment de jouer le rôle de hub d'orientation...

Problématique numérique : factoriser l'écosystème

Le SIG (Service d'Information du Gouvernement) avait pour mission d'assurer l'application des recommandations du "rapport RIESTER", lequel visait notamment à réduire par 10 le nombre de sites Internet de l'Etat.
Une problématique numérique complexe consistant à réduire drastiquement le nombre d'objets numériques composant la galaxie de sites rattachés au dispositif gouvernement.fr.

Pour répondre à cet objectif ambitieux, il était nécessaire de faire un état des lieux de l'existant, et c'est dans ce cadre que nous avons contribué aux études réalisées en amont, par la réalisation d'une analyse approfondie de cet écosystème.

Organisation de l'étude

L'analyse d'un écosystème numérique composé de plusieurs objets numériques nécessite la mise en oeuvre d'une méthode rigoureuse, qui plus est dans un cadre institutionnel.

Pour mener à bien ces travaux d'études, nous avons donc opéré comme suit :

• 1. Recomposition de l'architecture existante.
• 2. Elaboration d'une grille d'analyse comparative.
• 3. Analyse détaillée de chaque dispositif sur la base de critères comparables et report des observations au sein de fiches détaillées (1 fiche par site).
• 4. Report des données collectées au sein d'un tableau synoptique.
• 5. Analyse des données.
• 6. Diagnostic.
• 7. Identification des axes d'optimisations.
• 8. Recherche et propositions de scenarii d'évolutions.
• 9. Cartographie et architecture de l'information (avant - après).

Il est naturellement bienvenue de disposer d'un bunker avec vivres et pas mal de temps devant soi pour mener à bien cette feuille de route : en effet, il ne s'agit pas ici d'analyser un site, mais 70, dont certains très volumineux...
C'est un travail fastidieux, mais c'est surtout un travail complexe, qui demande de l'endurance...

Le point sur l'existant gouvernement.fr

Pour faire le point sur l'existant, il était important de parvenir à visualiser sous forme de schéma l'organisation générale de l'écosystème numérique du gouvernement.

Sur la base de la liste des 68 sites, nous avons lancé les premières recherches pour détermniner si une architecture de l'information pouvait plus ou moins se dégager de l'organisation existante.

Plusieurs jours ont été nécessaires pour parvenir à identifier une structure permettant de regrouper chacun des sites par grappes autour de thématiques fédératrices.
Une nomenclature générale a été créée sur la base des grandes thématiques, avec attribution d'une référence précise pour chacun des sites.

Les planches visuelles ci-dessous illustrent différentes cartographies permettant de mieux cerner l'organisation générale de l'écosystème.

Diagnostic de l'écosystème

Pour parvenir à un diagnostic, nous avons épluché chacun des sites, et au-delà des observations générales, concentré toutes nos recherches autour d'indicateurs clés :

• URL et nomenclature : il est crucial de nomenclaturer les sites dès le départ, cela permettra ensuite de disposer d’un référentiel efficace pour travailler.
• Volumétrie / taille du site ou du support : nombre de pages… A relever à la main (…) ou en utilisant un ersatz du type google site:www.lesite.fr (avec une limite importante : n'apparaît que ce qui est indexé... or tout n'est pas indexé). Il est assez intéressant de créer des ensembles en parallèle du relevé du nombre de pages (les sites de moins de 100 pages, les sites de 101 à 500…), ce sera utile au moment de la représentation de l’écosystème.
• Typologie de terminal : web classique, mobile, borne...
• Nature de l’expérience : transactionnelle, vitrine...
• Registre / angle du support : informationnel, communicationnel, pédagogique…
• Trafic et transactions : visiteurs uniques par mois, nombre de transactions…
• Cibles : 3 à 5 cibles par support (professionnels, particuliers, collectivités…).
• Mots-clés : 3 à 5 mots-clés maximum attribués par support.
• Date de dernière mise à jour et date de création.
• Maillage avec les autres sites du dispositif : listes des liens dans la galaxie.
• Plateforme technique du site / support.
• Tout commentaire complémentaire susceptible d'orienter les recherches.

Comme mentionné supra, toutes les recherches ont été consignées au sein de fiches synthétiques pour chacun des sites et reportées au sein du tableau d'analyse général.
Ensuite, sur la base des données recueillies, il s'agit de tordre, croiser, faire rebondir toutes les données les unes autour des autres pour parvenir à identifier des clés de compréhension.

On est dans l'analyse pure, oscillant entre démarche scientifique et recherche purement intuitive... Voici quelques constats qui ont permis d'aboutir à une ébauche de diagnostic :

• Trop de sites (élémentaire, mais élément de diagnostic tout de même : ce qui est évident n'a pas vocation à ne pas être dit ; les évidences sont les premières choses à faire ressortir, mais sur la base de données vérifiables).
• 6 à 8 sites très fréquentés relativement délicats à manipuler (plus de 100 000 visiteurs uniques mensuels)
• 11 sites très volumineux (sites de plus de 300 pages, voire milliers de pages).
• VS. des sites pas à jour et plus mis à jour, des sites très peu fréquentés, des sites obsolètes...

L'approche, à la fois quantitative (indicateur) et qualitative (jugement humain, certes un peu subjectif parfois) permet de positionner chacun des sites au sein d'un tableau de diagnostic général comme l'illustre le dernier visuel figurant ci-dessous.

Scenarii de rationalisation

Sur la base des éléments de diagnostic, et pour pouvoir envisager différentes options de rationalisation de l'écosystème, il est bon d'établir la liste des possibilités pour chaque site... Parmi les scnéarios classiques, nécessitant naturellement des détails précis, on a :

• La suppression.
• L'archivage.
• L'évolution.
• La migration des contenus.
• La fusion de dispositif.
• L'agrégation (un site s'agrège et prend corps dans un autre dont il devient une partie - principe de l'éctoplasme).
• Le rattachement (trop original pour être dénaturé, le support est simplement "rattaché" à un autre dispositif par exemple stocké au sein d'un nouvel onglet).

Ces possibilités peuvent être déterminées mécaniquement comme un traitement (tel constat X = telle action X) ou de façon plus "organique" comme une opération chirurgicale (tel site nécessite telle intervention spécifique).

Par exemple, dans le cadre de la rationalisation d'un écosystème, il peut être envisageable de définir la migration de tous les sites dont le volume éditorial est de taille X, et de privilégier l'agrégation pour les sites de taille 2X... Cet automatisme et ces règles sont utiles pour établir un premier ordonnancement, mais pas toujours ultra-pertinent puisqu'il s'agit de considérer tous les aspects du dispositif sans en négliger la complexité.

Nouvelle architecture de l'information

Sur la base de ces différentes clés d'analyses, nous avons proposé de rapporter le nombre de sites composants l'écosystème numérique du Gouvernement de 70 à 15 sites, en veillant à ne pas dénaturer les dispositifs à forte valeur ajoutée et proposant des services dématérialisés avancés.

Des cartographies précises ont été réalisées pour illustrer les principes de réorganisation de l'écosystème, et bien que l'approche utilisateur n'ait pas beaucoup été mentionnée dans cette étude de cas, le fil rouge de la rationalisation visait naturellement à maintenir les sites les plus consultés pour ne pas trop dénaturer et boulverser l'expérience des utilisateurs, "consommateurs" de services dématérialisés et d'informations institutionnelles émananant du gouvernement.

Il ne nous semblait effectivement pas possible de passer sous le seuil des 15 sites sans considérablement dénaturer des dispositifs centraux de l'écosystème (en respectant la logique du rapport RIESTER, il aurait fallu réduire l'écosystème à 7 sites). Les "objets numériques" ayant fait l'objet des remaniements les plus importants concernaient principalement des sites d'informations, ou des sites spécifiques, lesquels pouvaient être regroupés autour de portail plus globaux. En bref, il s'agissait de créer un écosystème autour de 15 super-sites de taille critique et d'abandonner la logique micro des sites spécifiques.

Les cartographies d'écosystème visaient à donner le ton des principes de réorganisation, à projeter les recommandations, et surtout à illustrer de façon tangible les propositions, de sorte à faciliter les échanges avec les parties prenantes du projet.

Autre étude de cas liée

IAFACTORY vous invite à consulter l'étude de cas SECURITE ROUTIERE,
ce projet considère également les problématiques d'audit et de cartographie,
pour l'écosystème numérique d'une institution.